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Actualité du 31/08/2018

Le document du mois

Pour nombre d’entre nous, septembre est synonyme de rentrée. Les aoûtiens reprennent le travail et les élèves le chemin de l’école. Ces derniers oscillant entre humeur maussade à l’idée d’un été qui s’achève et joie de retrouver les camarades de classe et d’exhiber le cartable dernier cri. Si le thème rebattu de la rentrée est un véritable marronnier pour les journalistes en manque d’inspiration, c’est pour l’archiviste l’opportunité de mettre en lumière les archives de l’enseignement.

L’image choisie pour illustrer le doc du mois provient du fonds de l’école du hameau des Grands Cléments  à Villars , dont l’inventaire est consultable en ligne. Il s’agit d’un tableau didactique des éditions MDI datant des années soixante, illustré par René Bresson. Il figure une rentrée scolaire de manière idyllique comme les nombreuses scènes de la vie quotidienne éditées dans la même collection. Support pédagogique pour le maître, le panneau avait pour but d’aider à la compréhension de texte, de faciliter la lecture et de développer le vocabulaire de l’élève. Accessoirement, ces illustrations apportaient aussi un peu de couleurs et de gaieté dans des salles de classe souvent austères.

Ce matériel scolaire n’est certes pas un document d’archives mais il demeure le témoin des méthodes d’enseignement d’alors et il enrichit nos fonds lacunaires sur le sujet.

En effet, la réglementation prévoit, selon des critères précis de tri, le versement aux archives des  documents produits par les administrations et les établissements vauclusiens. Or, nombre de ces archives historiques ont subi des destructions illégales, souvent par ignorance parfois par désintérêt.  Au regard de ces pertes irréversibles, il convient de sensibiliser en quelques mots et quelques liens les différents acteurs à la bonne gestion des documents : « Mesdames et messieurs les responsables d’établissement, à vos devoirs de rentrée ! »

Les règles de conservation des archives des collèges sont définies par l’instruction conjointe Culture / Education DPACI/RES/2005/003 du 22 février 2005 sur le tri et la conservation pour les archives reçues et produites par les services et établissements concourant à l'éducation nationale (Bulletin officiel de l’Éducation nationale  n° 24 du 16 juin 2005).

L'élimination méthodique et régulière des archives qui n'ont plus d'intérêt administratif et pas de valeur historique permet un gain de place significatif, la mise en évidence de documents essentiels et un gain de temps dans la recherche de documents. L’élimination d'archives publiques requiert au préalable le visa du directeur des Archives départementales, même si cette élimination est prévue par une circulaire (article L 214-3 et L 214-4 du Code du patrimoine).

Les archives pour lesquelles le BOEN prévoit une conservation définitive doivent être versées aux archives départementales de Vaucluse. Dans les archives des établissements publics et privés sous contrat, les documents les plus précieux pour le citoyen et pour l’historien sont les registres matricules, les fichiers et les listes des élèves. Ils sont à conserver pendant 50 ans dans les écoles, collèges et lycées avant d’être versés aux archives départementales pour conservation définitive. Mais les projets pédagogiques, les dossiers d’administration ou encore les photographies de classe sont tout aussi intéressants !

Que nos lecteurs et internautes se rassurent : tout n’est pas en voie de disparition !  Les recherches sur les fonds d’école sont possibles. Pour obtenir en ligne un aperçu synthétique des fonds conservés, il faut procéder comme suit :

  • Suivre le lien http://earchives.vaucluse.fr/archives/search
  • limiter la requête à l’aide des filtres état des fonds et le thème Enseignement
  • utiliser les dates pour borner la recherche

    • avant la Révolution : de 1184 à 1789
    • période moderne : de 1800 à 1940
    • après 1940 : de 1940 à 2003.

La notice de l’état des fonds renvoie à l’inventaire numérique quand celui-ci est publié.
Les inventaires papier (sous-série 1 T pour les archives avant 1940 et série W après 1940) en salle de lecture complètent l’information en fournissant le détail sur la nature des documents conservés et les dates correspondantes (registres matricules, registres d’appel, dossiers  de personnel, circulaires, travaux d’élèves, etc.). Alors à vos recherches !

 

Bon à savoir : les archives ne conservent pas les dossiers scolaires et les diplômes.
Le dossier scolaire reste dans l’établissement. Sa durée d’utilité administrative (DUA) est de 10 ans si l’établissement possède un récapitulatif de la situation administrative et pédagogique de l’élève complet (registre matricule, fichier des élèves, listes des élèves …), et de 50 ans si ce récapitulatif a disparu. À l’issue de cette DUA, un tri est effectué. Cet échantillonnage, considéré comme archives définitives, est versé aux archives départementales.

Les procès-verbaux d’examens, procès-verbaux d’admissibilité ou d’admission aux concours, registres des admis sont soumis à une conservation de 50 ans à la Direction  des services départementaux de l’Éducation nationale (ex. Inspection académique)  et au Rectorat ; ils sont ensuite versés aux archives départementales.

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