Les archives en chantier

Depuis que cet ambitieux projet a été acté, une opération particulière – nommée  chantier des fonds dans notre jargon archivistique -, a  débuté dès la fin de l’année 2016, impliquant tout le personnel des archives. Chaque agent du service doit en effet consacrer une partie de son temps de travail à dépoussiérer et remettre dans des boîtes de conservation neutres les documents qui exigent un meilleur conditionnement. Cette opération colossale, est un préalable indispensable au déménagement des 25 kml d’archives que nous conservons.

C’est dans cette perspective que Le Département a pris en location une annexe en zone industrielle de Courtine le 1er septembre 2016. Ce local accueille les archives à reconditionner tout en permettant de désengorger les magasins déjà saturés du palais.

Dans la foulée, pas moins de 82 palettes de boîtes d’archives contemporaines ont été déménagées du 2e étage de la tour Trouillas du palais et entreposées en Courtine afin d’être dépoussiérées et reconditionnées. Cet espace rendu libre a permis d’aménager un atelier de reconditionnement au plus près des collections conservées au palais.

De janvier à mars 2017, 26 palettes ont été traitées,  reconditionnées et stockées sur des rayonnages fixes dans les petites salles de l’annexe. En juillet, du rayonnage mobile double-decker a été livré et installé dans la grande salle (capacité d'archivage de 3 kml).

Le mois suivant, 5 300 minutes de notaires conservées au palais ont été mesurées (études du Thor, la Tour-d’Aigues, Vaison et Valréas) afin d’évaluer les formats et le nombre des pochettes registres à commander.

Dès septembre, le chantier de reconditionnement a repris. Les palettes de l’annexe de Courtine ont continué à être traitées pour être transférées sur les rayonnages de la grande salle aménagée (ces archives font également l’objet d’une réévaluation – toujours en cours - qui consiste à apprécier le bien-fondé de leur conservation ; dans le cas contraire, elles sont éliminées).

Parallèlement à cette opération, tous les registres des hypothèques d’Orange conservés dans l’annexe de Saint-Michel ont été étiquetés. Et au palais, 29 000 registres d’archives foncières (cadastre, enregistrement, hypothèques) ont été mesurés, toujours pour évaluer les formats et le nombre des pochettes registres à commander. Quant au chantier de reconditionnement des archives de la série B (Cours et juridictions avant 1790) et de la série J (archives privées), il a démarré en janvier de cette année et il se poursuit. (Cliquer ici pour voir un étonnant mauvais exemple de conditionnement, à savoir la réutilisation d’une affiche destinée à protéger des archives d’Ancien régime. Vivement déconseillé !).

La dernière phase d’équipement de l’annexe en Courtine vient d’être achevée. Il s’agit d’une nouvelle installation de rayonnages mobiles qui offre une capacité de stockage de 686 ml.

Actuellement, l’appel d’offre pour le marché d’acquisition de fournitures de conservation (boîtes, pochettes, chemises) est en cours. Ce matériel de conditionnement est destiné en premier lieu au prestataire retenu du marché dépoussiérage, reconditionnement, étiquetage, et récolement d’environ 13 kml. Ce chantier des fonds externalisé débute au palais le 11 juin pour se terminer à l’horizon 2022.

Pour l’heure, la communication des documents en salle de lecture n’est pas impactée mais ce chantier de reconditionnement entraînera inéluctablement des perturbations dont nous ne manquerons pas, en amont, de tenir informés lecteurs et internautes.