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Mis à jour le 03/09/2018

La puissance publique comme la sphère privée génèrent des archives au quotidien.

Mais qu'est-ce qu'un document d'archives ?

La définition légale

« Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité. »

Des documents divers

Qu'ils soient ordinaires ou exceptionnels, ils sont multiples : bulle pontificale, délibération, jugement, plan, cahier des charges, dossier de personnel, procès verbal, affiche, contrat d'apprentissage, acte notarié, acte de mariage, statut d'association, carte postale... la liste n'est pas exhaustive.

Des supports variés

Parchemin, papier fait à base de chiffon ou à base de bois, film, plaque photographique, bande magnétique, disques durs, serveurs informatiques, plomb, cire, etc... sont les supports sur lesquels les hommes ont gardé trace de leurs décisions, de leurs activités et que les archivistes ont à prendre en compte.

Des origines multiples

Les archives sont publiques quand elles proviennent des administrations : collectivités locales, institutions judiciaires, politiques, etc ou d’établissements de droit privé remplissant des missions de service public ou encore des officiers ministériels tels que les notaires. Elles sont privées quand elles sont produites par des particuliers, des familles, des entreprises, des associations.
Les services publics d’archives conservent essentiellement des archives des administrations.

Divers modes d'entrées

L'entrée par voie ordinaire : la réglementation prévoit le versement obligatoire des documents des administrations dans un service public d'archives.

L'entrée par voie extraordinaire se fait à la suite d'un achat, d'un legs, d'un don ou d'une donation, elle concerne les archives privées. S'il n'y a pas transfert de propriété aux services d'archives, on parle de dépôt et de prêt à usage.

Le dépôt des archives communales : les communes de moins de 2000 habitants doivent déposer leurs archives  aux archives départementales.

Pourquoi archiver ?

Pour le droit et l'histoire car les archives constituent :

Une trace probante : les documents d'archives permettent de justifier les droits et obligations des particuliers et des administrations.

Une documentation historique : gardiennes du passé, elles offrent aux historiens d'innombrables pistes de recherche.