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Mis à jour le 03/09/2018

Il est fini le temps de l'archiviste seul face "au chaos de livres et des papiers mêlés"...
 

Découvrez les différentes missions de l'archiviste...

La collecte

Collecter est une mission fondamentale de l'archiviste qui recueille les archives publiques et assure une veille en vue d'acquérir certaines archives privées. Selon leur nature, ces documents intègrent le service d'archives par voie ordinaire (versement d'archives publiques), par voie extraordinaire (dépôt, don, legs ou acquisition d'archives privées) ou par dépôt obligatoire (communes de moins de 2000 habitants).
 
Les archivistes chargés de la collecte entretiennent en amont des relations avec les administrations, les services publics, les familles, les entreprises, les associations.

Dans l'illustration ci-dessus, il est plutôt question de sauvetage d'archives que de collecte.

Le classement

Une fois collectés, les documents sont classés par l'archiviste qui adopte le principe du respect des fonds : il conserve ensemble les documents produits par une même institution, un même producteur. Il analyse, décrit les documents et les identifie en leur donnant une référence unique, la cote. À l'aide de logiciels spécifiques, il rédige ainsi des inventaires ou instruments de recherche, papier et/ou électroniques, qui sont les outils incontournables pour mener une recherche. Ce sont les portes d’entrée dans les fonds. Grâce à eux, vous obtenez la description et la cote des dossiers qui vous intéressent et pouvez demander leur communication en salle de lecture.

Le classement est finalisé quand les documents sont rangés dans des boîtes (conditionnement) en vue de leur stockage dans les magasins d'archives. Dernière étape essentielle au classement : la définition de l'emplacement physique des documents qui est enregistré lors du récolement. Cette opération est également indispensable pour la communication des documents : grâce à elle, le personnel des archives sait où aller chercher le document demandé et peut satisfaire le lecteur en un temps assez court.

La communication

La finalité d'un service public d'archives est de mettre ses ressources - selon leur état matériel et dans le respect des délais de communicabilité - à la disposition des différents publics pour répondre aux besoins de leurs recherches, qu'elles soient administratives, foncières, historiques ou généalogiques. Les documents originaux sont uniquement consultables en salle de lecture et les documents numériques depuis des postes informatiques.

Un nombre conséquent d'images - et le volume s'accroit régulièrement  - est également accessible depuis le site internet. Ce media permet d'effectuer des recherches dans diverses sources vauclusiennes à l'aide des inventaires ou selon des thématiques telles que l'histoire des familles, la représentation du territoire ; il donne aussi à voir des documents précieux dans la rubrique Trésors en ligne.

Ainsi, par la publication régulière d'images et d'instruments de recherche numériques, les archives départementales œuvrent à la réalisation d'une véritable salle de lecture virtuelle.

Utile !

Ici la liste des inventaires numériques déjà publiés sur le site internet.

La conservation

Des archivistes, des conservateurs et des agents sont chargés de veiller aux bonnes conditions de conservation des documents conditionnés et stockés dans les magasins, sur des étagères (tablettes), ou dans du mobilier spécifique (meubles à plan).

Cette conservation matérielle est complétée par un ensemble de mesures préventives visant à assurer la pérennité des archives en :

  • contrôlant le climat et la propreté des réserves ;
  • conditionnant les documents dans des chemises et boîtes afin de les protéger de la poussière, la lumière et l'humidité. Les contenants choisis sont en matériaux neutres pour préserver les archives de l'acidité que les chemises et les cartons dégagent avec le temps ;
  • reproduisant les originaux sous format numérique. La numérisation (autrefois le microfilmage) permet ainsi une consultation sur écran et protège les documents des dégradations dues aux manipulations trop fréquentes ;
  • sensibilisant le public au respect des documents et aux bons gestes de manipulation.

Le conditionnement d'une liasse

La valorisation

Service administratif mais aussi patrimonial, les archives départementales remplissent une cinquième mission : la valorisation de leurs fonds pour partager une histoire commune, transmettre un savoir, attirer de nouveaux lecteurs/internautes ou parfois encourager le dépôt d'archives privées. Pour cela, elles s'attachent à développer :

  • l'action éducative : accueil de classes au service éducatif ou interventions dans les écoles, dossiers pédagogiques ;
  • l' offre culturelle : expositions temporaires, itinérantes, virtuelles, lectures d'archives, visites guidées, conférences, ateliers ;
  • la diffusion de sources documentaires numériques ou papier : catalogues, inventaires, guides, programmation éditorialisée d'actualités ;
  • les réseaux sociaux : Facebook ;
  • l'édition de produits culturels : signets, cartes postales, etc.

Le contrôle

Le directeur des archives départementales exerce, au nom de L'État, un contrôle scientifique et technique sur les archives publiques, dans la limite de sa circonscription géographique. Il contrôle les demandes d'éliminations, inspecte les dépôts de conservation d'archives et vérifie les restaurations de documents.

Le conseil

En amont de toutes les autres missions, les archivistes conseillent aussi les différents producteurs publics d’archives. Ainsi, ils interviennent directement dans les administrations, les services publics, les associations assurant des missions de service public, les juridictions, etc. de leur propre initiative ou à la demande des producteurs. Ces rencontres aident ceux-ci à traiter la masse documentaire exponentielle en les formant à la bonne gestion de leurs archives et en les sensibilisant à la valeur historique qu'elles revêtent.

Les archives en chiffres

Données pour l'année 2017

25Archives conservées
en kilomètre linéaire
5,14Archives éliminées (service et producteurs)
en kilomètre linéaire

530

Archives versées
en mètre linéaire
204

Archives classées (soit 67 inventaires)

en mètre linéaire

1 450 285

Nombre d'images numériques

consultables en ligne (≈ 1,9 To)
6 652 255Nombre de pages consultées

14 115

Nombre de documents communiqués
en salle de lecture
8 000Nombre d'ouvrages de bibliothèque

1 089

Nombre de recherches
par correspondance

7 444

Nombre de visiteurs
manifestations culturelles et service éducatif

Derrière chacune de ces missions, il y a une équipe motivée qui compose une mosaïque de métiers, à découvrir ...