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Les archives communales et intercommunales sont des archives publiques (art. L. 211-4 du Code du patrimoine). À ce titre elles sont inaliénables et imprescriptibles.

La responsabilité du maire et du président de l’EPCI

Les communes et groupements de communes sont propriétaires de leurs archives, ils ont la charge  de leur conservation et de leur mise en valeur (Code du Patrimoine, art. L 212-6 et L 212-6-1).

Les frais de conservation sont des dépenses obligatoires qui doivent être inscrites au budget de la collectivité ; ils comprennent l’aménagement de locaux, le classement et la mise en valeur, l’achat de boîtes, la reliure et la restauration.

Le maire/le président de l’EPCI est responsable des archives de sa collectivité, civilement et pénalement. Les archives publiques ne peuvent être détruites sans autorisation préalable des Archives départementales. Toute infraction à ces principes et tout détournement d’archives publiques sont passibles d’amendes et de peines d’emprisonnement (Code du Patrimoine, art. L 214-1 et L 214-10).

Les obligations des communes et EPCI

Les collectivités territoriales sont tenues de constituer une collection complète des délibérations, arrêtés et décisions suivant la réglementation en vigueur ; elles sont également tenues d’établir un récolement des archives à chaque élection municipale.

Pour les communes de moins de 2 000 habitants, le dépôt des archives anciennes aux Archives départementales est obligatoire, avec possibilité de dérogation.