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La gestion des archives publiques au quotidien et leur élimination réglementaire.

La tenue des dossiers

Il est indispensable d'organiser les dossiers dès leur ouverture et de les trier régulièrement afin d’éviter une charge de travail supplémentaire à leur clôture.

Au quotidien

Tout dossier doit être organisé en chemises et sous-chemises. Pour anticiper l’étape du pré-archivage et faciliter des recherches ultérieures, il est conseillé d’indiquer sur chacune d’entre elles le plus d’informations possible :

  • titre
  • action administrative
  • lieux concernés
  • typologie
  • dates

Utile

Brouillons et doublons sont à éliminer régulièrement afin de privilégier les documents datés et signés.

Quelques règles pour faciliter l’archivage :

  1. Ouvrir un dossier par thématique : un dossier rassemble tous les documents relatifs à une même affaire.
  2. Ne pas mêler documentation et archives : les documents produits et reçus par un service sont des documents originaux soumis à des règles de traitement. La documentation non produite par le service est éliminable sans contrôle des archives départementales.
  3. Veiller à séparer physiquement dans des chemises identifiées les documents de conservation définitive et les documents éliminables à terme.
  4. Maintenir un ordre cohérent dans le dossier : réaliser un classement logique.
  5. Identifier clairement un dossier : un dossier doit être identifié au minimum par un titre/intitulé (objet du dossier), une action administrative (procédure suivie), une typologie (type de documents) et des dates. Ces éléments constituent la carte d’identité du dossier.
  6. Clôturer un dossier : avant d’archiver définitivement un dossier, il est important que chaque agent producteur prenne le temps de réaliser ces quelques tâches qui feront gagner du temps à l’archiviste et de l’espace dans le local d’archives : éliminer les doubles, imprimés vierges et brouillons, reclasser chronologiquement le dossier et ses sous-dossiers, vérifier que le titre et les dates soient correctement indiqués sur les chemises.
  7. Mettre en boîte : utiliser des boîtes d’archives de 10 cm d'épaisseur. Si le dossier est très fourni, constituer plusieurs boites en utilisant des sous-titres.
  8. S’occuper de ses archives régulièrement : ne pas attendre une période creuse pour se lancer dans l’archivage…cela n’arrive jamais…ou alors vous prendrez cela comme une punition et ne le ferez pas…

La gestion de l'arriéré

 Elle se réalise en trois étapes

  • Il convient tout d’abord d’effectuer un état des lieux afin de localiser toutes les archives.
  • Il faut ensuite procéder à leur analyse sommaire en renseignant l’intitulé des dossiers et les typologies des documents.
  • Enfin, en application des tableaux de gestion d’archives ou des instructions de tri, les documents ayant atteint la fin de leur durée d’utilité administrative (DUA) sont éliminés, les documents historiques sont conservés, et les documents encore dans leur âge intermédiaire sont pré-archivés.

Le tri des archives

Pour gérer efficacement les archives courantes et intermédiaires des communes et des intercommunalités, il est indispensable de distinguer  les dossiers à conserver des dossiers à éliminer. Cette opération s’effectue en application des textes ministériels suivants :

L’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009

sur le tri et la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.

Les préconisations DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014

 relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques.

La procédure d'élimination des archives

L’administration produit un volume important de documents, dont certains pourront être éliminés un fois leur durée d’utilité administrative échue (Code du Patrimoine, art. L 212-2).
Cette procédure nécessite le respect de quelques règles :

  • Visa obligatoire du directeur des Archives départementales : toute destruction non autorisée d’archives est un délit, passible d’amendes et de peines de prison.
  • Élimination matérielle réalisée de manière sécurisée : les documents à détruire ne doivent pas pouvoir être récupérés par un tiers.
  • Les archives numériques sont des archives publiques, soumises au visa au même titre que le papier.

Rédiger une demande de visa d'élimination

Avant d’engager toute opération d’élimination d’archives, il est absolument obligatoire de demander une autorisation d’élimination en établissant un bordereau descriptif. Celui-ci doit être rédigé en deux exemplaires originaux, signés par le maire ou le président du groupement de communes.
Ces bordereaux sont ensuite adressés pour visa au directeur des archives départementales qui exerce, au nom de l'État, un contrôle scientifique et technique sur les archives publiques.

Une fois signés, un des exemplaires est retourné à la collectivité qui doit le conserver. En effet, le bordereau d’élimination est le garant du respect de la procédure administrative. Il conserve aussi la trace de l’existence des documents détruits.

La destruction physique des documents interviendra après l’obtention du visa des Archives départementales. La collectivité doit s’assurer de la destruction de ces documents par déchiquetage, broyage ou incinération. Cette opération peut être réalisée par une société spécialisée.

Le saviez-vous ?

En signant le bordereau, le maire ou le président du groupement de communes  atteste que les documents n'ont plus d'utilité pour la collectivité territoriale, que les délais légaux de prescription sont atteints et qu'à sa connaissance, il n'y a plus de recours possible sur les dossiers concernés.

Les modes de classement des archives

Le classement en séries thématiques

En commune, les archives historiques antérieures à 1940 (à la rigueur antérieures à 1983), doivent être classées selon le cadre de classement réglementaire défini par l’arrêté sur les archives communales du 31 décembre 1926. En suivant ce cadre, les dossiers sont répartis en séries thématiques désignées par des lettres (ex. série L : finances communales). Puis les séries sont subdivisées en sous-séries (1 L : budgets, comptes administratifs et de gestion ; 2 L : comptabilité ; 3 L : recettes ; 4 L : dépenses). Puis on attribue à chaque dossier un numéro d’ordre.


Le classement en continu

Pour les communes de moins de 2 000 habitants, les archives produites après 1940 (au moins depuis 1983), et celles des EPCI, font l’objet d’un classement continu dans une série unique (W). Les boîtes sont numérotées de 1 à l’infini au fur à mesure de leur entrée dans le local d’archives. La collectivité doit tenir un fichier descriptif (tableau informatique) par ordre numérique des boîtes, permettant la recherche. Les permis de construire peuvent faire l’objet d’un classement à part.

Pour les communes de plus de 2 000 habitants et pour les intercommunalités, les versements d’archives doivent être réalisés par service, et un numéro de W est attribué à chaque versement physique (1W, 2W, 3W). A l’intérieur de chaque versement, les articles sont cotés de 1 à l’infini (1W1 , 1W2, 1W3, …).

Bon à savoir

Pour les communes et EPCI adhérentes au Centre de gestion de la fonction publique territoriale de Vaucluse, le traitement de vos archives peut être réalisé par le Centre de gestion (CDG 84).

Les archives électroniques

Les archives électroniques (ou numériques) sont les courriels, les fichiers bureautiques, les dossiers conservés dans une GED (gestion électronique des documents), les données échangées par téléprocédures, les bases de données, les sites Internet, etc.

Depuis 2000, l'écrit sous forme électronique a la même valeur probante que l'écrit sur support papier s’il est conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité (article 1316-1 du Code civil). La conservation et la destruction des archives électroniques obéissent donc aux mêmes règles et aux mêmes principes que ceux régissant les archives papier.

Contacts

Aux archives départementales :
Catherine Poirson ; Vanessa Moré
archives-communales@remove-this.vaucluse.fr
04 90 86 16 18