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Les archives des collectivités doivent être conservées dans un espace dédié.

Assurer la sécurité et l’entretien

De préférence situé à proximité des bureaux, le local d'archives doit être doté d'un accès sécurisé (au minimum une fermeture à clef) permettant le contrôle car le public n'a pas le droit d'y pénétrer.

Il est affecté exclusivement à la conservation des archives et non à d'autres usages (rangement de produits d'entretien, des fournitures de bureau,...). Il doit être équipé de détecteurs incendie et d’extincteurs. Il faut également prévoir un ménage régulier.

Tout projet d'aménagement d'un local d'archives doit être signalé au préfet (Archives départementales). Un avis sera rendu dans un délai de deux mois (code du patrimoine, R212-54).  Les Archives départementales apporteront des conseils pour une expertise technique et l'aménagement optimal du local (dimensions adaptées à la production de documents).

Contacts

Aux archives départementales :
Catherine Poirson ; Vanessa Moré
archives-communales@remove-this.vaucluse.fr ; 04 90 86 16 18

Quelques éléments techniques pour équiper et aménager

1. Choix de l’emplacement du local

Le grenier ou la cave ne sont pas des lieux recommandés pour la conservation d’archives. Choisir de préférence un local de plain-pied (pour faciliter les transferts d’archives). Eviter les locaux sujets aux infiltrations ou dégâts des eaux (locaux sous toiture, passage de canalisations).

2. Plancher

Le plancher doit être suffisamment solide pour résister à une charge au sol de 900 kg au m² pour des rayonnages fixes et de 1300 kg pour des rayonnages mobiles.

3. Salles

Les magasins d’archives ne doivent pas dépasser 200 m². Les allées d’une largeur minimale de 0,80 m ne doivent pas être encombrées de matériel ou d’archives posées au sol.

4. Rayonnages
  • Choisir des rayonnages métalliques équipés de tablettes pleines et réglables en hauteur
  • La hauteur maximale conseillée des rayonnages est de 2,20 m
  • Prévoir un espace de 15 cm entre le plancher et la première étagère en cas d’inondation ou de dégâts des eaux
  • Les rayonnages doivent être implantés perpendiculairement aux ouvertures

 

 

Réagir en cas de sinistre

Si un sinistre (inondation, incendie, contamination) survient dans vos archives, il est nécessaire d’alerter immédiatement les Archives départementales de Vaucluse, qui vous conseilleront sur les mesures à prendre pour la sauvegarde de vos archives.

Utile !

Que faire en cas de dégât des eaux ?

Télécharger ici la plaquette

En savoir plus sur
la conservation préventive

Le dépôt d’office

S’il est constaté que les conditions de conservation des documents d’archives d’une commune les mettent en péril, le dépôt aux Archives départementales peut être prescrit d’office par le préfet, six mois après une mise en demeure restée sans effet (Code du Patrimoine art. R 212-60 et R 212-61).

Textes et préconisations du Service interministériel des Archives de France en matière de bâtiments d’archives

  • Instruction DITN/RES/2009/013 du 10 octobre 2009 relative aux règles de base pour la construction, l’extension ou le réaménagement d’un bâtiment d’archives, 3ème révision, octobre 2009.
  • Instruction DITN/RES/2009/014 du 23 novembre 2009 relative à la publication du manuel : "Climat des magasins d'archives : objectifs, moyens, méthodes".
  • Instruction DITN/RES/2008/002 du 9 mai 2008 relative à l’interdiction de canalisations d’eau dans les magasins d'archives.
  • Instruction DITN/RES/2008/005 du 15 juillet 2008 relative aux rayonnages dans les magasins d’archives.
  • Circulaire DGP/SIAF/2016/005 et NOR MCCC1067812C du 21 mars 2016 relative à l'aide de l'Etat aux collectivités territoriales et à leurs groupements en faveur de leurs bâtiments d'archives.