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Mis à jour le 06/01/2017


C'est l'outil indispensable de la gestion des archives courantes et intermédiaires et du sort qui leur sera réservé après leur durée d'utilité administrative

Définition

État des documents produits ou reçus par un service, un organisme ou une institution, reflétant son organisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires et à procéder à l’archivage de ses archives historiques.

Le tableau de gestion est également appelé tableau d’archivage, tableau de conservation, tableau de tri, calendrier de conservation, …

Pourquoi un tableau de gestion ?

Véritable base de toute politique d'archivage, le tableau de gestion d’archives est un outil incontournable qui permet d’assurer une gestion pérenne des archives en répondant aux questions que se pose tout producteur de documents : Que garder ? Que peut-on détruire et quand ? Selon quelle réglementation ? Que doit-on verser aux archives et quand ?

Tableau de bord pour le présent, il est aussi un outil de prospective pour le futur.

Il permet :

  1. une meilleure gestion des archives : chaque service connaît la durée d'utilité administrative (DUA) de ses dossiers, leur contenu et leur sort final. In fine, cela apportera un gain de place important. Exemple : le tableau de gestion précise qu'une étude est à conserver 5 ans, il sera écrit sur la boîte que ce dossier clos fin 2000 pourra être proposé à la destruction en 2006. Ainsi sur chaque boîte d’archives sera précisée l’année de destruction, et ce dès la création d’un dossier ;
  2. un gain de temps : la connaissance de l’emplacement des archives et donc des recherches plus rapides ;
  3. une économie : disposer du dossier précédent représente un gain non négligeable, on n’a pas à le refaire et on peut le réutiliser. Exemple : la connaissance de projets et d’études déjà réalisées peut permettre de gagner du temps sur la concurrence ;
  4. une efficacité incontestable pour les recherches administratives des services : l’anticipation du repérage des archives facilite ces recherches.

Méthodologie d'élaboration

Au préalable

Le tableau de gestion d’archives est le fruit de la collaboration entre les agents du service concerné, leur correspondant archives et l'archiviste.
Deux ou trois entretiens avec les gestionnaires de dossiers et le responsable du service (1h maximum) sont nécessaires. Le parfait interlocuteur est celui qui a un regard transversal, une vision globale mais précise des activités de son service et des documents qui sont produits.
Les archivistes évaluent ensuite les documents et proposent les durées d’utilité administrative, en fonction de plusieurs critères (exigences légales et administratives….), ainsi que le sort final (élimination, conservation ou tri).

Le tableau en détails

Il comporte six colonnes :

Les colonnes 2,4,5 et 6 sont obligatoires (en gras ci-dessous), les colonnes 1 et 3 sont facultatives. D’autres peuvent même être rajoutées : support du document, durée courante et durée intermédiaire, etc…

  1. nomenclature ou numéro d’ordre : facilite les recherches des documents dans le tableau, ainsi que l’élaboration des bordereaux de versement et d’élimination ;
  2. type de documents : description des documents ;
  3. références aux textes réglementaires : références du texte qui prévoit l’archivage du document ;
  4. durée d’utilité administrative (DUA) : délai minimum de conservation du document par le service producteur ;
  5. sort final : précise si le document doit être conservé ou détruit ;
  6. observations : éléments par exemple sur les critères de tri, ou tout autre complément d’information sur le document.

La validation du tableau de gestion d'archives

L’acte d’engagement, signé par le service producteur et par le service des archives, valide cet outil indispensable au bon fonctionnement d’un service.

  • Ce document formel engage les deux parties concernées (la direction, le service / le service des archives départementales) dans une coopération sur le long terme.
  • Le service s’engage à réaliser avec le concours des archivistes les mises à jour nécessaires du tableau de gestion afin d’assurer la pérennité de son utilisation.
  • En cas de refonte complète du tableau, un nouvel acte d’engagement est validé par les deux parties.

La mise à jour du tableau de gestion d’archives

C’est un document évolutif, il doit vivre en fonction des changements au sein des services producteurs. Les évolutions des missions et procédures ainsi que les changements d’organigramme doivent apparaître.

Ces mises à jour se font en concertation entre le service producteur et  l’équipe des archives contemporaines du service des archives départementales.