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Mis à jour le 24/01/2019

Au quotidien, vous créez des archives électroniques. Voici quelques notions pour vous aider dans leur gestion.

Vous avez dit « archives électroniques » ?

Les archives électroniques sont les courriels, les fichiers bureautiques, les dossiers conservés dans une GED (gestion électronique des documents), les données échangées par téléprocédures, les bases de données, les sites Internet, etc.

L'écrit sous forme électronique a la même valeur probante que l'écrit sur support papier s’il est conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité (article 1316-1 du Code civil). La conservation et la destruction des archives électroniques obéissent donc aux mêmes règles et aux mêmes principes que ceux régissant les archives papier.

 

Le saviez-vous ?

Puis-je éliminer mes documents sur support papier après numérisation ?
En théorie, oui ! L’article 1379 du Code civil modifié par l’ordonnance du 10 février 2016 ) reconnaît la valeur probante d’une copie fiable et durable, quel qu’en soit le support. Attention ! Numériser ne signifie pas que l’on peut jeter immédiatement les documents sur papier. Leur élimination reste soumise à l’obtention préalable du visa des archives départementales, après audit des conditions de numérisation et de stockage des données.

Pourquoi l’archivage de ces documents et données est-il différent de l’archivage classique ?

Les données électroniques sont facilement manipulables. On peut les modifier, les copier, les échanger et les diffuser sans qu'il n’y ait aucun contrôle. La pratique du versioning et/ou de l'ajout de métadonnées de validation permet d’identifier la version approuvée d'un document et d'éviter l'écrasement accidentel de sa version précédente.

Par ailleurs, le support et le contenu de l’information ne sont plus indissociables, ce qui entraîne des conséquences majeures. En effet, l’affichage d’une information numérique résulte d'un système logiciel, d'un système matériel, d'un système d’exploitation et d'un ou plusieurs périphériques. Or ils sont tous soumis à des rythmes différents et de plus en plus rapides qui entraînent un risque d'obsolescence technologique : il est actuellement impossible de garantir la lisibilité de formats et de supports sur plus de 10 ans.

Les bons réflexes

Les documents et données électroniques ne pourront être facilement versés et éliminés que si certaines règles sont établies préalablement à leur production :

  1. se poser la question de la valeur juridique des documents numériques que l’on produit, qui peut être très importante (courriels, documents échangés dans la cadre de téléprocédures, etc.), et celle de leur conservation (impression, conservation sous forme numérique) ;
  2. rationaliser ses pratiques de gestion des documents numériques : adoption de plans de classement, de règles de nommage ;
  3. s’assurer, lors de la mise en place d’un projet de dématérialisation, que les documents numérisés garderont leur pleine valeur juridique, et consulter les archives départementales en amont de la mise en place de tels projets.


Le respect de ces règles permet également de limiter le volume des données conservées et d’écarter les risques de perte précoce d’informations.

Pour toute question, demande de conseil et volonté de mise en œuvre de procédures concernant les archives électroniques, n’hésitez pas à contacter les archives départementales de Vaucluse.

Gestion électronique des documents et système d’archivage électronique, quelle différence ?

Un système d’archivage électronique (SAE) ne prend en charge que des documents figés. Il est distinct d’un système de gestion électronique de documents (GED), qui permet la modification des documents. Il ne se confond pas non plus avec une sauvegarde (opération technique destinée à assurer la continuité de l’exploitation d’un système informatique en cas d’incident), ni avec du stockage (dépôt de données sur un support informatique).

Un système d’archivage électronique vise à assurer la conservation à long terme (pérennité, intégrité et authenticité des données numériques). Il s’appuie sur des spécifications techniques, des normes internationales et des modèles conceptuels.

Liens complémentaires
Autoriser la destruction de documents sur support papier après leur numérisation : quels critères de décision ?Vade-mecum du Service interministériel des Archives de France (SIAF), mars 2014
Archivage électronique : Guide des bonnes pratiques Publication de la Direction interministérielle des systèmes d’information et de communication (2012)
ANSSISite de l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information
SGMAPSite du Secrétariat général pour la modernisation de l'action publique
Textes relatifs à la valeur probante de l’écrit électroniqueSite du Service interministériel des Archives de France (SIAF)

 

 

 

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