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Mis à jour le 24/01/2019

Il est possible de confier la conservation de vos archives à un prestataire extérieur, en respectant toutefois certaines règles.

Quels documents peuvent être externalisés ?

Seule l’externalisation de la conservation des archives publiques courantes et intermédiaires est possible, que leur sort final soit la destruction ou la conservation définitive (livre II du Code du patrimoine, articles L 212-4 et R 212-19 à 31). Il n’est pas possible d’externaliser des archives publiques lorsqu'elles sont devenues définitives.

L’ensemble des supports d’archives peut être confié à un prestataire : archives papier, archives électroniques, documents iconographiques, plans, etc.

Le saviez-vous ?

L'externalisation de la conservation des archives publiques courantes et intermédiaires ne décharge en rien un producteur d'archives publiques de ses obligations. Le choix d'externaliser doit donc s'insérer dans une stratégie complète de bonne gestion des archives.

Quel prestataire choisir ?

Depuis le 1er octobre 2012, les entreprises privées d’archivage proposant la conservation intermédiaire d’archives publiques doivent être agréées par arrêté ministériel, cette décision faisant l’objet d’une publication au Journal officiel. La liste des prestataires agréés est consultable sur le site Internet du Service interministériel des Archives de France.

L’agrément est valable 5 ans et doit faire l’objet d’une demande de renouvellement.

Cas particulier

Pour l’externalisation des données de santé à caractère personnel conservées sur support électronique, le Code de la santé publique prévoit un autre mode d’agrément, dans ses articles L1111-8, R1111-9 à R1111-15-1 et  R1111-16

Comment faire ?

La démarche d’externalisation de la conservation des archives se déroule en deux phases.

1. Déclaration préalable de dépôt d’archives courantes et intermédiaires

Aucun producteur d’archives publiques (communes, Département, hôpitaux, officiers ministériels, etc.) ne peut confier ses archives à une société de stockage sans en avertir préalablement les archives départementales, qui contrôlent la bonne application de la loi.

La déclaration préalable doit être adressée par lettre recommandée avec demande d’avis technique au directeur des archives départementales, en charge du contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques. Il faut y préciser :
-    le contexte, les objectifs, le calendrier et la durée prévisionnelle de l’opération ;
-    la liste des documents à externaliser et leurs dates extrêmes ;
-    le volume, le métrage linéaire ou le nombre de documents externalisés.
Les archives départementales vérifient le dossier et transmettent leurs conclusions par écrit au service demandeur.

2. Contrat de dépôt

Le contrat qui lie le déposant et le prestataire se fait dans le cadre d’un marché public. Il correspond à l’acte d’engagement et au cahier des clauses techniques particulières (CCTP) de l’opération. Les clauses qui doivent y figurer de manière obligatoire sont précisées par le code du patrimoine, article R 212-22. Le projet de contrat d'externalisation est communiqué au directeur des archives départementales qui a un mois pour formuler ses observations. Ce n’est qu’à l’issue de ce délai que le contrat pourra être signé (Code du patrimoine, article R 212-21).

Pour vous aider

Liste des éléments à faire figurer dans un CCTP

Attention !

Éliminer des archives publiques externalisées est une procédure soumise au visa du directeur des archives départementales.

Consulter la page des éliminations qui vous concerne :

 

 

 

 

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