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Le récolement d’archives et les élections municipales de 2020
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Qu’est-ce que le récolement post-électoral ?
Il se présente sous la forme d'un procès-verbal de décharge (pour le maire sortant), et de prise en charge (pour le maire entrant), accompagné d'un état sommaire ou détaillé des archives présentes en mairie (art. 4 de l'arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales). Le procès-verbal et l'état des archives servent à formaliser la passation de responsabilité du maire sortant au nouveau maire. Ils permettent de certifier de façon contradictoire l'existence des archives à un moment donné, le maire étant responsable pénalement de toute destruction non réglementaire (Code du Patrimoine, L 214-3).
Comment compléter le procès-verbal ?
Le procès-verbal et le récolement annexé doivent être établis en trois exemplaires :
- le 1er exemplaire est remis au maire sortant qui le conserve dans ses archives personnelles ;
- le 2e exemplaire est conservé dans les archives de la mairie ;
- le 3e exemplaire est envoyé au directeur des archives départementales, en charge du contrôle sur les archives des collectivités par délégation préfectorale (à adresser aux Archives départementales de Vaucluse, Palais des Papes, 84000 AVIGNON).
Les documents à télécharger
Vous trouverez ci-dessous la circulaire préfectorale pour les élections de 2020 et les formulaires élaborés par le service interministériel des Archives de France et par les Archives départementales de Vaucluse, avec la perspective de faciliter la mise en œuvre de cette procédure :
- lettre-circulaire préfectorale du 7 février 2020 > La remise des PV et récolement est repoussée au 30 septembre 2020.
- modèle de procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives ;
- modèle de récolement.