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Réunion du réseau des archivistes de Vaucluse
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Mme Christine Martella, cheffe du service des archives départementales de Vaucluse, a introduit cette journée en remerciant vivement les participants de leur présence. Un tour de table a permis à chaque service de partager un état des lieux de sa situation, de ses projets, et des différentes problématiques rencontrées.
Les archivistes en charge des archives communales, intercommunales et hospitalières aux archives départementales de Vaucluse, Catherine Poirson et Vanessa Moré, ont fait un point sur les subventions octroyées par le Département et/ou par la DRAC (Direction régionale aux affaires culturelles) auxquelles peuvent prétendre les services d’archives. Ces aides sont essentiellement accordées pour la restauration de documents patrimoniaux et le classement d’archives.
La matinée s’est poursuivie avec une présentation de la note DGPA/SIAF/2023/010 du Service interministériel des Archives de France du 13 février 2024 concernant l’archivage des documents d’autorisations d’urbanisme ; elle a donné lieu à des échanges entre les archivistes présents sur leurs pratiques et les difficultés éventuelles.
Mme Martella a rappelé les échéances liées au déménagement des archives de Vaucluse du Palais des Papes vers le nouveau site patrimonial Memento. Le transfert des documents entre les deux sites, évalué entre 9 et 12 mois, et la fermeture de la salle de lecture pour une durée encore indéterminée, entraîneront inévitablement des perturbations dans les communications et les recherches. Durant cette période, il sera demandé aux collectivités concernées de prendre le relais pour les demandes des usagers et professionnels notamment sur les recherches foncières.
Il y a plusieurs semaines, de nombreux participants ont fait remonter le souhait d’aborder la question à fort enjeu de l’archivage électronique. Catherine Poirson et Vanessa Moré ont demandé à Delphine Brihat (archives municipales d’Avignon), Claire Vidal (archives départementales de Vaucluse) et Sèverine Clini (archives municipales du Pontet) d’intervenir sur les projets d’acquisition et de mise en place de leur système d’archivage électronique (SAE).
En ouverture de ce dernier sujet à l’ordre du jour, Delphine Brihat a présenté la démarche des archives municipales pour l’acquisition d’un SAE et leur choix de s’appuyer sur une assistance à maîtrise d’ouvrage. Le projet, pensé dans sa globalité (avec un accompagnement après la mise en production), devrait débuter dans les prochains mois.
Pour le Département de Vaucluse, Claire Vidal a retracé les moments clés de l’acquisition du SAE jusqu’à sa mise en production qui interviendra le 23 avril 2024 (ce déploiement fera l’objet d’un prochain focus). Le premier versement dans le SAE porte sur les enregistrements sonores des séances du Conseil général, couvrant la période 1972-2010.
Séverine Clini a clos le chapitre en annonçant la mise en production du SAE de la commune du Pontet à l’automne 2023. L’équipe a déjà effectué les premiers versements numériques, soit 27 séances audiovisuelles du conseil municipal du Pontet de 2004 à 2008 ; de nouveaux chantiers sont prévus au cours de ce premier semestre pour accroître la diversité des archives conservées.