Elimination d’archives

Elle s’effectue en téléchargeant et en remplissant la trame informatique.

• Sur la première page, renseigner toutes les zones, à l’exception de celles bleutées.
• Sur la seconde page, rédiger une ligne par type de document en indiquant :
  - la référence du tableau de gestion d’archives correspondant (= n° d’ordre),
  - une analyse succincte des dossiers (= nature des documents),
  - l’année la plus ancienne (= année début) puis la plus récente (= année fin) pour les documents concernés,
  - leur DUA,
  - leur métrage total,
  - et éventuellement en observations si un tri a été effectué et selon quelles modalités. 

La demande de visa d’élimination doit d’abord être envoyée par courriel au personnel des archives départementales pour une première validation. Une fois celle-ci obtenue, la demande doit être signée par le chef de service avant d’être transmise en deux exemplaires papier originaux aux archives départementales. La demande est ensuite visée par le directeur des archives départementales et l’un des deux exemplaires est renvoyé au service producteur. Le second est conservé par les archives départementales. Ce bordereau d’élimination est conservé de façon indéfinie par le service, il est la preuve de la validité de l’opération de destruction effectuée par le service.

Après obtention du visa, le service peut procéder à la destruction matérielle des documents concernés. Celle-ci peut être réalisée en interne (agents du service ou service logistique) ou par un prestataire extérieur qui devra fournir un certificat de destruction assurant la confidentialité de l’opération.