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Inventaire

Un outil au service de la recherche : l’état des fonds des notaires

Ce nouvel inventaire en ligne, tant attendu des lecteurs comme des internautes, est une formidable porte d’entrée aux 5 kml d’archives notariales conservées aux archives départementales de Vaucluse.

Publié le

L’instrument de recherche est le fruit de la reprise d'un fichier manuel bien connu des chercheurs. Aux données de ce fichier ont été agrégées celles des inventaires des études versées aux archives et du guide du minutier notarial de Carpentras pour le XVIIIe siècle.


Riche de près de 5700 fiches individuelles  de notaires ayant exercé entre le début du XIVe et le XXe siècle, l’état des fonds des notaires est organisé chronologiquement selon deux axes : par patronyme de notaire et par toponyme de résidence notariale.

L’apparente complexité de la base ne doit pas décourager le chercheur. Sa structure, reflet de l’histoire particulière du Vaucluse, est dotée d’une indexation aux lieux d’exercice et aux noms des notaires pour répondre à deux objectifs : faciliter la navigation et optimiser les résultats de l’interrogation. Dans les lignes qui suivent, vous trouverez des précisions sur les choix archivistiques adoptés pour élaborer l’instrument de recherche ainsi qu’une présentation de l’outil pour faciliter sa prise en main.

Un état des fonds structuré selon deux axes : le territoire et la chronologie

L'architecture de la base est construite à partir de la résidence notariale et selon la géographie historique et administrative propre au département de Vaucluse.

La notion de résidence notariale, retenue pour la commodité du plan, même pour les époques les plus hautes où sa réalité n’est pas encore rigoureusement établie, suppose le regroupement des fonds des études versantes sous le même titre de commune.

Pour exemple : la résidence de Pertuis, dans le Comté de Provence sous l’Ancien Régime, regroupe des protocoles   versés par les études Barriol (3 E 5), Enjoulbert (3 E 56) et Bernard, de Lourmarin (3 E 42).

De cette disposition résulte le regroupement des localités sous les titres dans l'illustration ci-dessus, selon la période.

 

Dans ce cadre général, la date de début d'exercice du notaire détermine le niveau de titre sous lequel il est inscrit.

Pour exemple : Charles Françoix Ravoux, notaire de Carpentras dont l'exercice débute en 1782 et s'achève en 1833 sous le régime de la loi de l'an XI, est inscrit sous le titre du Comtat Venaissin dans les états pontificaux.

Un état des fonds interrogeable : l’indexation au service de la recherche

J’interroge le moteur de recherche à partir du nom du notaire qui a passé l’acte : "Me Brieude"
Sur la colonne de gauche des filtres me sont proposés pour affiner ma recherche.
Je sélectionne dans les "Inventaires en ligne" : "État des fonds des notaires"
Je borne ma recherche avec la date de l’acte qui m’intéresse (1389 pour l’exemple).

 

Deux réponses s’affichent. Véran de Brieude a instrumenté à Avignon et Cavaillon entre 1388 et 1430.
Je connais la localité et la date où l’acte a été passé, je sélectionne sa fiche pour la résidence de mon choix.

Les indispensables pour la recherche

Dans l’arborescence de l’état des fonds

Lorsque l’inventaire de la résidence est publié, un lien permet d’y accéder directement, c’est aujourd’hui le cas des notaires résidants à Apt pour la période médiévale, Caumont-sur-Durance, Châteauneuf-de-Gadagne, Méthamis, Sorgues et Villes-sur-Auzon. Dans tous les autres cas, la consultation des inventaires papier aux Archives départementales reste d’usage.

Dans la fiche descriptive

Les dates extrêmes renseignent sur la durée de l’activité du notaire.


Les cotes extrêmes donnent de précieux renseignements. Elles précisent les cotes des minutes du notaire et le lieu de conservation des archives.

Focus sur les lieux de conservation
Conformément au principe de l’état général des fonds des archives départementales de Vaucluse, cet instrument de recherche signale les documents conservés dans les fonds et les collections, conservés aux Archives départementales, mais aussi, plus largement, d'autres documents provenant des territoires constitutifs de l'actuel département, conservés ailleurs, dans des institutions différentes, françaises ou étrangères.

Le nom d’un notaire renvoie à des cotes extrêmes correspondant ainsi aux :
Archives départementales de Vaucluse : FRAD084
Archives départementales des Bouches-du-Rhône : FRAD013
Archives départementales de l'Isère : FRAD038
Archives municipales d'Avignon : Arch. comm. Avignon
Bibliothèque municipale d'Avignon : BMA
Bibliothèque Inguimbertine de Carpentras : BMC
Bibliothèque municipale de Grenoble : BMG
Musée Arbaud d'Aix-en-Provence : Mus. Arbaud
Archivio apostolico vaticano précedemment Archivio Segreto Vaticano : ASV
Biblioteca apostolica vaticana : BAV 


L’absence de cotes extrêmes
signifie que les minutes n’ont pas été versées aux archives départementales ; la fiche peut le cas échéant indiquer les sources complémentaires disponibles.

Quelle que soit la période, pour certains notaires, ne sont conservées que des sources complémentaires (par exemple, dans le domaine de la justice en séries U et W  les répertoires de notaires), d’où l’absence de cotes extrêmes et la seule indication de ces sources secondaires qui ne sont pas des minutes. Pour l’accès aux archives notariales, il convient de se rapprocher de l’étude concernée.

Un instrument de travail en devenir

Cet état des fonds d’archives notariales est un instrument de travail dynamique. Il est voué à être affiné, corrigé, complété.

En effet, la reprise des données de fichiers et inventaires anciens a fait l’objet d’un premier travail d’ajustement, d’harmonisation pour mettre à disposition des internautes des données utiles à la recherche. Cependant, certaines questions restent à travailler, parmi lesquelles la manière de transcrire les patronymes (onomastique). Depuis les premiers dépôts de minutes notariales et les inventaires dressés à l’occasion jusqu’à nos jours, des solutions différentes ont été retenues par les archivistes dans la graphie ancienne des noms propres : latine, provençale ou française. Un choix cohérent appliqué à l’ensemble des dénominations résultera d’une reprise des documents et de la base.

Les données biographiques, professionnelles, les généalogies notariales seront établies ou affinées à mesure que de nouveaux répertoires des résidences notariales seront publiés.