En savoir plus sur l'enregistrement
L'enregistrement nait de la réforme de l'institution du service du contrôle des actes réalisée par un décret des 5-19 décembre 1790. Ce décret abolit, à compter du 1er février 1791, les anciennes formalités (contrôle des actes et insinuation laïque, documents aujourd’hui conservés en sous-série 2C et série B) et instaure une formalité unique : l'enregistrement.
Spécificité territoriale
- En Provence (royaume de France), les bureaux de l'enregistrement d'Apt, Cadenet, Gordes, Orange et Pertuis prennent la suite des anciens bureaux du contrôle des actes en février 1791 et le bureau de Sault est créé en mars 1791.
- Dans les anciens États pontificaux (Avignon et le Comtat Venaissin), où le contrôle des actes n’existait pas, l’enregistrement ne sera introduit qu’après la constitution du département en 1793 : la mise en place définitive du service se fera le 15 brumaire an II avec la création des bureaux d’Apt, Avignon, Bollène, Cadenet, Carpentras, Gordes, L’Isle-sur-la-Sorgue, Malaucène, Orange, Pertuis, Sault, Valréas.
La réorganisation de 1810 porte à 14 le nombre des bureaux, Bonnieux et Vaison sont créés en 1818, Pernes en 1833. Quelques suppressions interviendront au XXe siècle.
La formalité de l’enregistrement assure la transcription (souvent partielle) ou l’analyse des actes civils, sous seing privé, judiciaires ou extrajudiciaires ainsi que les déclarations de mutations après décès.
Le saviez-vous ?
Ces archives constituent aujourd’hui une source essentielle pour l’histoire familiale, patrimoniale ou professionnelle. Elles sont également une clé d’accès aux minutes notariales dans la mesure où les informations contenues indiquent la date des actes et les noms des notaires qui les ont reçus.
Les archives de l’enregistrement, versées aux archives départementales de Vaucluse entre 1931 et 2015, sont classées par bureau. Pour connaître le bureau de rattachement de chaque commune, consulter le tableau communal des bureaux de l’enregistrement. Pour chaque bureau, les archives sont organisées selon le plan suivant :
- les instruments de recherche (tables et répertoires),
- les registres des formalités,
- les actes déposés.
Le saviez-vous ?
Pour les bureaux d’Avignon, Cavaillon, l’Isle-sur-la-Sorgue, Vaison-la-Romaine et Valréas, on trouve également des archives relatives à l’impôt de solidarité nationale, créé par l'ordonnance n°45-1820 du 15 août 1945.
Cet impôt exceptionnel comporte un prélèvement sur les patrimoines existant à la date du 4 juin 1945 et une contribution sur les enrichissements réalisés entre le 1er janvier 1940 et le 4 juin 1945.
Un certain nombre de bureaux de l’enregistrement ont conservé des documents ne relevant pas de ces catégories, mais qui ont néanmoins été conservés.
Les tables
Les bureaux de l’enregistrement, comme auparavant ceux du contrôle des actes et de l’insinuation laïque, ont tenu sans discontinuité un nombre important de tables thématiques, remplacées en 1865 par le répertoire général.
Leur objet est de relever les noms des contractants selon les types d’actes pour donner accès aux registres de formalités.
La nature des tables varie dans le temps. On peut distinguer deux périodes, jusqu’à leur suppression par l’instruction du 29 novembre 1865 :
1791-1824
- maintien des tables ouvertes dans les anciens bureaux du contrôle des actes,
- création de tables pour les bureaux nouvellement créés.
1825
- réduction du nombre de tables par le regroupement de certaines d’entre elles.
En guise de synthèse, je consulte le tableau récapitulatif des tables.
Le saviez-vous ?
Les tables font mention du nom des notaires ou des huissiers qui ont reçu les actes, ainsi que de la date précise de ces derniers.
Chaque table est organisée, sous chaque initiale de patronyme, par ordre chronologique d’enregistrement des actes.
Les noms à particule sont classés, le plus souvent, à la lettre D, et ceux des femmes mariées sont à chercher au nom de jeune fille.
Le répertoire général
À compter de décembre 1865, toutes les tables, à l’exception de celles des successions et absences (puis des tables des baux rétablies en 1872), sont supprimées et remplacées par le répertoire général.
Chaque registre est divisé en cases sur lesquelles sont inscrits, aux nom et prénoms d’une personne, sous une forme très abrégée, tous les actes de mutation de biens immobiliers et mobiliers la concernant. Ce répertoire est tenu chronologiquement, c’est-à-dire qu’une personne qui présente un acte à enregistrer pour la première fois est accréditée d’un numéro de case sur laquelle sont ensuite notés tous les actes la concernant au fur et à mesure de leur enregistrement.
Chaque case se divise en deux parties :
- à gauche se trouve l’actif, c’est-à-dire tout ce qui entre dans le compte de la personne par acquisition, mariage, succession, donation, partage, échange, etc.
- à droite se trouve le passif et tout ce qui sort du compte. Les dates de décès de la personne et de la déclaration de sa succession peuvent aussi y être mentionnées.
Les éléments d’information contenus à l’actif comme au passif sont les suivants :
- nature de l’acte,
- date de l’enregistrement de l’acte ou de la déclaration de succession,
- nom du notaire qui a reçu l’acte ou date et numéro du renvoi ou numéro de la déclaration de succession,
- nature, localisation et valeur des biens mobiliers et immobiliers,
- référence des comptes du précédent ou du nouveau propriétaire (jusque vers 1885).
La recherche d’un compte nominatif est facilitée par l’utilisation de fiches individuelles, créées à l’ouverture d’un compte, appelées « bulletins mobiles » et qui en forment la table. Y sont inscrits le nom de la personne, la commune où elle est domiciliée, et le numéro du volume et de la case du répertoire général.
À la clôture du compte, la date et le lieu de décès, ainsi que la date de la déclaration de succession peuvent être inscrites sur la fiche, et celle-ci est alors retirée du fichier mobile pour être intégrée au fichier des personnes décédées.
Le saviez-vous ?
Les fichiers de nombreux bureaux de l’enregistrement de Vaucluse (Apt, Bonnieux, Cadenet, Carpentras, Cavaillon, Gordes, Malaucène, Mormoiron, Pernes-les-Fontaines, Pertuis, Sault et Vaison-la-Romaine) n’ont pas été conservés. Un travail de reconstitution des bulletins mobiles est en cours.
Les registres de formalités enregistrent :
- les actes civils publics : autrement dit les actes des notaires, de l’administration et des établissements publics. Le bureau compétent est celui du lieu de résidence du notaire ou du siège de l’administration,
- les actes sous seing privé : autrement dit les actes passés entre particuliers (baux, donations, ventes, etc.). Le bureau compétent est celui du lieu de résidence des parties,
- les actes judiciaires : autrement dit les actes des magistrats, des avoués et des greffiers agissant comme auxiliaires de justice. Le bureau compétent est celui du siège de la juridiction,
- les déclarations de succession (ou « mutation par décès ») : autrement dit la déclaration de succession qui est faite au bureau du domicile du défunt. Elle est la base de la perception de l’impôt sur les héritiers. Le bureau compétent est celui du lieu du dernier domicile du défunt,
les renvois : autrement dit les actes ou les événements enregistrés par un autre bureau mais qui concerne le bureau destinataire.
Ce sont les originaux des actes sous seing(Marque personnelle) privé déposés dans les bureaux de l’enregistrement pour y être authentifiés.