Locaux saturés : externaliser ou déposer ?
© Département de Vaucluse, 2016
Les établissements de santé ont la possibilité de confier à une société d’archivage privée leurs archives courantes et intermédiaires, qu’elles soient papier ou numérique, à condition de respecter les dispositions relatives aux hébergeurs de données de santé à caractère personnel (code de la santé publique, art. L 1111-8) et celles relatives aux prestataires conservant des archives publiques externalisées (code du patrimoine, art. L 212-4, II).
- Cette externalisation ne concerne en aucun cas les archives définitives qui ne peuvent pas être confiées à un tiers archiveur (code du Patrimoine, art. R212-19)
- Le principe de l’externalisation porte uniquement sur la conservation matérielle des documents : il ne s’agit en aucun cas sur des opérations de tri, éliminations, classement ou rédaction d’inventaires.
La conservation des archives publiques numériques courantes et intermédiaires peut être confiée à un tiers agréé à cet effet par la ministre de la Culture et après déclaration préalable auprès de la personne en charge du contrôle scientifique et technique qui assure le rôle d’autorité de contrôle. (Note d’information relative à la mutualisation et à l’externalisation de certaines fonctions dans le cadre de systèmes d’archivage électronique DGP/SIAF/2018/001.)
Le tiers archiveur, qu’il soit désigné pour conserver des archives papier ou des archives électroniques, doit avoir obtenu au préalable un agrément délivré par le Service interministériel des Archives de France (pour connaître précisément le cadre juridique en vigueur, consulter le site FranceArchives des Archives de France). Le processus de délivrance de cet agrément a été modernisé et simplifié par le décret n°2020-733 du 15 juin 2020 relatif à la déconcentration des décisions administratives individuelles dans le domaine de la culture.
- L’établissement de santé doit remettre aux archives départementales une déclaration préalable indiquant son intention de lancer une procédure de consultation des entreprises en vue de l’attribution d’un marché public d’externalisation. Cette déclaration doit comporter les éléments suivants : contexte, objectifs, calendrier, durée prévisionnelle de l’opération, listes des archives concernées, dates extrêmes, métrage linéaire ou nombre de documents déposés.
- Le contrat de dépôt : il est établi entre l’établissement hospitalier et le tiers archiveur, il fixe les droits et obligations entre le déposant et le dépositaire. Le contrat de dépôt fait partie des pièces du marché public. L’archiviste de l’établissement doit être associé à sa rédaction, ainsi que de l’acte d’engagement et du cahier des clauses techniques particulières. Un exemplaire du projet de dossier de consultation des entreprises doit être soumis aux archives départementales pour avis.
- L’agrément est délivré par le ministère de la Culture lorsque l’externalisation concerne des archives administratives, et par le ministère en charge de la santé publique pour le cas particulier des données personnelles de santé.
Le règlement des archives hospitalières du 11 mars 1968 prévoit que les archives hospitalières de plus de cent ans soient déposées aux archives départementales s’il s’agit d’un établissement départemental (hôpitaux psychiatriques, sanatorium, préventorium…).
S’il s’agit d’un établissement communal et si l’établissement n’est pas dans la capacité d’assurer la bonne conservation et communication de ses archives, les archives peuvent être déposées aux archives communales (pour les communes disposant d’un service d’archives) ou aux archives départementales. Aux archives départementales, il est attribué une cote à chaque fonds déposé dans la série H-dépôt.