Dépôt des communes de moins de 2000 habitants

Pour les communes de moins de 2 000 habitants, le dépôt des archives les plus anciennes aux Archives départementales est obligatoire, avec possibilité de dérogation.

Le Code du Patrimoine (art. L 212-11) prévoit le dépôt obligatoire aux archives départementales :

  • des registres de l'état civil, à l'expiration d'un délai de cent vingt ans ;
  • des autres documents, n'ayant plus d'utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif, à l’issue d’un délai de cinquante ans.


La collectivité reste pleinement propriétaire de ses archives, mais les archives départementales  assurent la conservation, le classement et la communication au public des documents déposés.

Aux archives départementales :

Après une visite préalable sur place, l’équipe des archives en charge du suivi des communes et intercommunalités organise le transfert des documents sélectionnés (transport à la charge des archives départementales). Un état sommaire des archives déposées servant de prise en charge est rapidement réalisé avant le classement définitif.

Au service d’archives du groupement de communes :

L'article L212-12 Code du Patrimoine prévoit également que la commune puisse confier ses archives en dépôt  au service d’archives du groupement de communes à fiscalité propre auquel elle appartient.
Le projet de convention de dépôt est transmis au directeur des archives départementales qui dispose d’un délai de quatre mois à compter de la réception du projet pour formuler ses observations (art. R 212-59 du Code du Patrimoine).

Si la commune souhaite conserver ses archives, une possibilité de dérogation à l’obligation de dépôt est cependant prévue : "après déclaration auprès du représentant de l'État dans le département et accord de l'administration des archives, la commune peut conserver elle-même ses archives" (art. du Code du patrimoine L 212.-11).

La commune, après délibération du conseil municipal, s’engage alors à conserver ses archives anciennes dans de bonnes conditions, à les classer et en garantir l’accès au public en toute sécurité, et transmet sa demande de dérogation au directeur des Archives départementales, sous couvert du préfet.

S’il est constaté que les conditions de conservation des documents d’archives d’une commune les mettent en péril, le dépôt aux archives départementales peut être prescrit d’office par le préfet, six mois après une mise en demeure restée sans effet (Code du Patrimoine art. R 212-60 et R 212-61).

Désormais, dans le cadre du risque d’exposition à l’amiante, tous les dépôts et versements aux archives départementales doivent faire l’objet d’un contrôle (circulaire 2015-004 du 5 août 2015 du  ministère de la Culture).

Avant de procéder au transfert, la collectivité (ou la personne responsable) est tenue de transmettre aux Archives départementales  un imprimé «  Amiante  » dûment complété, accompagné du (ou des) DTA (Diagnostic Technique Amiante) du local ou des locaux de conservation où ont séjourné les archives concernées.