Tableau de gestion : élaboration
Le tableau de gestion dresse un état des documents produits ou reçus par un service, un organisme ou une institution, reflétant son organisation et lui servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires comme à procéder à l’archivage de ses dossiers définitifs.
- Que doit-on garder et combien de temps ?
- Que doit-on verser aux archives départementales et en conséquence, que peut-on détruire et quand ? Selon quelle réglementation ?
C’est à ces questions fondamentales que répond cet outil, grâce à l’analyse des missions des services, des procédures qu’ils mettent en place pour les remplir, et des dossiers qu’ils génèrent dans ce cadre.
Leur sort final et leur contenu ainsi clairement connus dès leur création, leurs dates précisées sur les boîtes par les agents producteurs, les dossiers pourront rapidement être identifiés soit pour la destruction soit pour le versement dès la fin de leur durée d’utilité administrative (DUA), permettant une gestion efficace et économe en place, et de façon générale en coût, des archives des services.
Une consultation préalable
Le tableau de gestion d’archives est le fruit de la collaboration entre les agents du service concerné, leur correspondant archives et l’archiviste.
Deux ou trois séances avec les différents gestionnaires de dossiers, complétés par un entretien avec le responsable du service (1h maximum), sont nécessaires. Le parfait interlocuteur est celui qui a un regard transversal, une vision globale mais précise des activités de son service et des documents qui sont produits.
À l’issue de cette concertation, au cours de laquelle les documents ont été évalués en fonction de plusieurs critères (exigences légales et de gestion, intérêt historique), permettant d’établir leur durée d’utilisation administrative (DUA), ainsi que leur sort final (conservation intégrale ou sélection, modalités de tri ou élimination), les archivistes rédigent le tableau de gestion, en le documentant.
Le tableau de gestion en détail
Il comporte six colonnes : les colonnes 2, 4, 5 et 6 (en gras ci-dessous) sont obligatoires, les colonnes 1 et 3 sont facultatives. D’autres peuvent même être rajoutées : support du document, durée courante et durée intermédiaire, etc…
- nomenclature ou numéro d’ordre : facilite les recherches des documents dans le tableau, ainsi que l’élaboration des bordereaux de versement et d’élimination ;
- type de documents : description des documents ;
- références aux textes réglementaires : références du texte qui prévoit l’archivage du document ;
- durée d’utilité administrative (DUA) : délai minimum de conservation du document par le service producteur ;
- sort final : précise si le document doit être conservé ou détruit ;
- observations : éléments par exemple sur les critères de tri, ou tout autre complément d’information sur le document.
L’acte d’engagement, signé par le service producteur et par le service des archives, valide cet outil indispensable au bon fonctionnement d’un service.
- Ce document formel engage les deux parties concernées (la direction, le service / le service des archives départementales) dans une coopération sur le long terme.
- Le service s’engage à réaliser avec le concours des archivistes les mises à jour nécessaires du tableau de gestion afin d’assurer la pérennité de son utilisation.
- En cas de refonte complète du tableau, un nouvel acte d’engagement est validé par les deux parties.
C’est un document évolutif, il doit vivre en fonction des changements au sein des services producteurs. Les évolutions des missions et procédures ainsi que les changements d’organigramme doivent apparaître.
Ces mises à jour se font en concertation entre le service producteur et l’équipe des archives contemporaines du service des archives départementales.