Un espace dédié

De préférence situé à proximité des bureaux, le local d'archives doit être doté d'un accès sécurisé (au minimum une fermeture à clef) permettant le contrôle car le public n'a pas le droit d'y pénétrer.

Il est affecté exclusivement à la conservation des archives et non à d'autres usages (rangement de produits d'entretien, des fournitures de bureau,...). Il doit être équipé de détecteurs incendie et d’extincteurs. Il faut également prévoir un ménage régulier.

Tout projet d'aménagement d'un local d'archives doit être signalé au préfet (Archives départementales). Un avis sera rendu dans un délai de deux mois (code du patrimoine, R212-54).  Les Archives départementales apporteront des conseils pour une expertise technique et l'aménagement optimal du local (dimensions adaptées à la production de documents).

1. Choix de l’emplacement du local

Le grenier ou la cave ne sont pas des lieux recommandés pour la conservation d’archives. Choisir de préférence un local de plain-pied (pour faciliter les transferts d’archives). Eviter les locaux sujets aux infiltrations ou dégâts des eaux (locaux sous toiture, passage de canalisations).

2. Plancher

Le plancher doit être suffisamment solide pour résister à une charge au sol de 900 kg au m² pour des rayonnages fixes et de 1300 kg pour des rayonnages mobiles.

3. Salles

Les magasins d’archives ne doivent pas dépasser 200 m². Les allées d’une largeur minimale de 0,80 m ne doivent pas être encombrées de matériel ou d’archives posées au sol.

4. Rayonnages
  • Choisir des rayonnages métalliques équipés de tablettes pleines et réglables en hauteur
  • La hauteur maximale conseillée des rayonnages est de 2,20 m
  • Prévoir un espace de 15 cm entre le plancher et la première étagère en cas d’inondation ou de dégâts des eaux
  • Les rayonnages doivent être implantés perpendiculairement aux ouvertures