Un espace dédié
De préférence situé à proximité des bureaux, le local d'archives doit être doté d'un accès sécurisé (au minimum une fermeture à clef) permettant le contrôle car le public n'a pas le droit d'y pénétrer.
Il est affecté exclusivement à la conservation des archives et non à d'autres usages (rangement de produits d'entretien, des fournitures de bureau,...). Il doit être équipé de détecteurs incendie et d’extincteurs. Il faut également prévoir un ménage régulier.
Tout projet d'aménagement d'un local d'archives doit être signalé au préfet (archives départementales). Un avis sera rendu dans un délai de deux mois (code du patrimoine, R212-54). Les archives départementales apporteront des conseils pour une expertise technique et l'aménagement optimal du local (dimensions adaptées à la production de documents).
Si vous devez réaliser des travaux dans vos magasins mais n’avez pas la possibilité de déménager vos archives, il est indispensable d’effectuer une préparation minutieuse pour préserver les collections des effets néfastes générés par ces travaux. La fiche réalisée par le SIAF pourra vous être utile.
1. Choix de l’emplacement du local
Le grenier ou la cave ne sont pas des lieux recommandés pour la conservation d’archives. Choisir de préférence un local de plain-pied (pour faciliter les transferts d’archives). Eviter les locaux sujets aux infiltrations ou dégâts des eaux (locaux sous toiture, passage de canalisations).
2. Plancher
Le plancher doit être suffisamment solide pour résister à une charge au sol de 900 kg au m² pour des rayonnages fixes et de 1300 kg pour des rayonnages mobiles.
3. Salles
Les magasins d’archives ne doivent pas dépasser 200 m². Les allées d’une largeur minimale de 0,80 m ne doivent pas être encombrées de matériel ou d’archives posées au sol.
4. Rayonnages
- Choisir des rayonnages métalliques équipés de tablettes pleines et réglables en hauteur
- La hauteur maximale conseillée des rayonnages est de 2,20 m
- Prévoir un espace de 15 cm entre le plancher et la première étagère en cas d’inondation ou de dégâts des eaux
- Les rayonnages doivent être implantés perpendiculairement aux ouvertures
