Le déménagement en pratique

• 28 km linéaires de documents d’archives à transférer ;
• 4 bâtiments : le principal, le Palais Vieux, les annexes de Saint-Michel et de Courtine et le nouveau bâtiment Memento ;
• de 20 à 22 km de trajet aller/retour selon les locaux ;
• 20 m3 de capacité maximum pour les deux véhicules gérant les transferts depuis le palais, 35 m3 pour le 3e camion qui desservira les annexes. 

Le faible volume du véhicule peut surprendre mais la topographie du centre-ville d’Avignon et ses accès difficiles qui nécessitent de se faufiler dans les rues étroites de la ville jusqu’à l’arrière du bâtiment ainsi que l’absence de quai de chargement, sont des critères qui ont été déterminants dans le choix de la taille du camion.
 

Fin juin, le personnel des archives a installé un espace tampon dans son ancienne salle de pause au niveau 0 de la tour de Trouillas, intermédiaire entre les deux dessertes haute et basse de la tour. Aujourd'hui, cette salle a même été transformée en pièce d’asséchement pour les minutes notariales souffrant de l’extrême chaleur au niveau le plus haut de la tour. 

La base de vie des déménageurs et de l’équipe des archives sera installée dans la mythique salle Rienzi, encore utilisée il y a peu comme salle de tri, de classement et de conditionnement. Sur l’image ci-contre, un meuble qui ressemble à un empilement de caisses de bois. Il s’agit d’une armoire mobile de déménagement -appelée aussi Jeannette- destinée à transporter les boîtes d’archives depuis les magasins d’origine vers le camion puis depuis le camion vers les nouveaux magasins de Memento, via le vaste espace de dépoussiérage qui sera installé dans la future cartonnerie du site.

Bon nombre d’espaces du vénérable palais des archives ont déjà changé de physionomie ! 

Les documents ne voyagent pas au petit bonheur la chance. Dans les phases de préparation indispensables non encore évoquées figure le récolement des archives. Il est à la fois un outil métier (module Arkhéïa) dont est doté le service et une opération. Le récolement permet de vérifier la présence effective d’un document et de consigner son emplacement au magasin, à l’épi, à la travée (ou au meuble à plan) et à la tablette (ou tiroir s’il s’agit d’un meuble à plan). 

Au départ comme à l’arrivée, le déménageur doit avoir connaissance de la topographie des magasins et des emplacements précis des boîtes d’archives. Un fichier recense les correspondances de rangement attendues et les balises permettent d’organiser le transfert dans les nouveaux espaces de stockage dans l’ordre souhaité par les archivistes.  

Au départ comme à l’arrivée, un référent archives surveille le bon déroulement des opérations. Le camion chargé de la précieuse marchandise est scellé. Les documents positionnés dans leur nouvel écrin font aussitôt l’objet d’un récolement. Le nombre de rotation journalière n’est pas arrêté. Il sera fonction d’un premier test grandeur nature, sans oublier les impondérables inhérents à ce type d’intervention sur le long terme (panne, intempéries, défaillance humaine, etc.).

Ces données apportent un éclairage sur les conditions de réalisation d'une telle entreprise et sur la rigueur dont chaque intervenant doit faire preuve.