Point sur la situation à l’été 2025

Il a été évoqué précédemment l’importance de faire concorder les emplacements de départ et d’arrivée des boîtes d’archives. Si les localisations sont clairement matérialisées dans les magasins du palais et des annexes, il a fallu les créer à Memento, ce sont donc 30 km linéaires de rayonnages neufs qui ont dû être étiquetés (rayonnages mobiles, fixes et meubles à plans). Ce travail a mis à jour une nouvelle problématique dans le rangement même des documents : les nombreuses archives hors formats. Ainsi, les registres et liasses de parchemins plus hauts ou plus larges ou plus épais que nos documents contemporains, qui avaient trouvé leur place sur les travées hors norme du palais, devront trouver leur nouvel emplacement dans le magasin qui convient à leur format et à leur fragilité, sur les tablettes normalisées de Memento, de 30, 35 ou 40 cm de profondeur, dans un ensemble de rayonnages fixes ou mobiles .

Un service d’archives, ce sont bien entendu des archives à déménager mais pas uniquement. Il faut aussi prévoir le transfert des équipements métier, des fournitures et du mobilier. C’est également faire le tri des documents produits par le service lui-même, qu’est-ce qu’on élimine et qu’est-ce qu’on met en boîte ? Et n’oublions pas le Centre de recherche sur la papauté ! Installé au palais depuis des décennies, il part lui aussi, direction l’université d’Avignon.

Durant toute la durée d’un processus qui se compte en mois, l’équipe est sur le pont. Elle déménage à Memento tout en demeurant mobile sur les 4 sites en fonction des missions assignées.

L’une des missions d’un service d’archives est de veiller à la bonne conservation des documents. Ce que le Palais Vieux n’est plus en capacité d’assurer.
 

Le contrôle minutieux des fonds a permis de détecter une forte humidité des minutes de notaires conservées aux 10e et 11e étages de la tour de Trouillas. La tour souffre d’un manque cruel d’isolation, les murs sont gorgés d’eau et désorbent avec la chaleur de l’été, ce qui a favorisé le développement de moisissures sur de nombreux contenants et liens coton qui les attachent, et malheureusement aussi sur les registres les plus exposés. 
 

Pour préserver les registres de l’infestation, ils ont été prélevés des magasins, pour être stockés en salles d’assèchement après avoir été sortis des pochettes registres qui les protègent. Une partie des documents a été placé dans une petite salle dédiée au séchage au palais et l’autre a fait l’objet de plusieurs transferts assurés par l’équipe des archives, direction la salle de séchage de l’archéologie à Memento, et la salle d’isolement des archives, équipée d’un déshumidificateur mobile. 
 

Il s’agit du premier transfert de documents à Memento !
 

Bon, on commence par quoi ? Certainement pas par le déménagement de la chaise ci-contre.

Le 8 septembre 2025, les 22 agents des archives quittent leurs bureaux. Le jour suivant, la direction des Systèmes d’information assure à Memento la transition logicielle des différents outils métier. Entre le 10 et le 12, ce sont les numériseurs qui quittent le palais, le ballet des transferts de documents pourra ensuite commencer. À propos, savez-vous par quelle catégorie de documents les déménageurs vont commencer ?

Le déménagement d’un service d’archives nécessite de développer des stratégies à tous les niveaux. Au-delà des aspects matériels, les archives départementales de Vaucluse, en tant qu’administration, doivent considérer l’intérêt des usagers. Comment gérer les nombreuses demandes passées par les formulaires du site Internet alors que l’accès aux documents est empêché et que les équipes sont mobilisées sur d’autres chantiers ? Comment envisager l’épineuse question de la date de réouverture de la nouvelle salle de lecture ? Cette dernière n’est certainement pas pour tout de suite mais elle induit un choix dans les premiers documents à transférer pour satisfaire les besoins du public. Afin de répondre aux demandes administratives, il a donc été convenu de déplacer en priorité les archives utiles à la recherche foncière (hypothèques, cadastre et enregistrement).  

Merci au public pour sa compréhension et à bientôt pour une nouvelle chronique du déménagement.