Dans le rétro

Le déménagement d’un service départemental d’archives ne se réalise évidemment pas d’un claquement de doigt. Il est le fruit en amont d’une multiplicité de chantiers et il a nécessité de nombreuses interventions d’acteurs satellites autour d’une opération de grande envergure intrinsèquement lié à la construction d’un bâtiment patrimonial. Ont été parties prenantes :

• les services du Département en dehors des archives : la direction Patrimoine et culture bien sûr, la direction des Bâtiments et de l’architecture, la direction des Systèmes d’information, le service des marchés, la direction des Finances, les Musées départementaux et le service départemental d’Archéologie présents à Memento, la direction de la Communication externe mais aussi la communauté de communes du Grand Avignon qui dispose d’un espace de stockage pour ses archives.
• les financeurs :
  • pour le nouveau bâtiment : le Conseil départemental de Vaucluse avec les participations financières de l’État, de la Région SUD Provence-Alpes-Côte d’Azur et du Grand Avignon ;
  • pour le déménagement en lui-même : le Conseil départemental de Vaucluse.
• les prestataires : GAUTIER+CONQUET & associés mandataire et Anne LEVY architecte associée pour le nouveau bâtiment, FFAS pour les chantiers de reconditionnement et de dépoussiérage, AVIZO pour le déménagement, Assist Partner comme AMO déménagement. 

Pour concrétiser le projet, les archives, accompagnées de leurs partenaires, ont eu la charge de dossiers stratégiques à suivre parfois simultanément ou successivement. On peut évoquer, sans exhaustivité :  

• les divers  marchés : sur les bâtiments, neuf et anciens ; les équipements, notamment mobiliers ; les fournitures, en particulier les boîtes d’archives ; les prestations (reconditionnement des fonds, dépoussiérage, déménagement) ;
• la gestion et le suivi des chantiers, qu’ils soient externalisés (par exemple le reconditionnement des fonds par la société FFAS) ; menés en interne (les différents ateliers sur les fonds menés par le personnel des archives) ; ou assurés par une autre direction mais pour lesquels les archives sont contributrices (la construction du Pôle des patrimoines de Vaucluse) ;
• l’organisation du service en lui-même : nouvelles missions qui interfèrent sur celles plus classiques d’un service d’archives ; affectations de 4 agents des archives vers deux nouveaux services créés pour Memento : le service Valorisation patrimoniale et culturelle et la mission gestion technique.