Dossiers : constitution et pré-archivage
Les bons gestes
Tout dossier est naturellement organisé en chemises et sous-chemises. Pour anticiper l’étape du pré-archivage et faciliter des recherches ultérieures, il est conseillé d’indiquer sur chacune d’entre elles le plus d’informations possible :
- intitulé (titre)
- objet du dossier
- action administrative (procédure suivie)
- types de documents
- lieux concernés
- dates
Quelques règles pour faciliter l’archivage :
- Ouvrir un dossier par thématique : un dossier rassemble tous les documents relatifs à une même affaire.
- Ne pas mêler documentation et archives : les documents produits et reçus par un service sont des documents originaux soumis à des règles de traitement. La documentation non produite par le service est éliminable sans contrôle des archives départementales. Veiller à séparer physiquement dans des chemises identifiées les documents de conservation définitive et les documents éliminables à terme.
- Maintenir un ordre cohérent dans le dossier : réaliser un classement logique.
- Identifier clairement un dossier : un dossier doit être identifié au minimum par un titre (intitulé), une action administrative (objet), le type de documents (typologie) et des dates. Ces éléments constituent la carte d’identité du dossier.
- Clôturer un dossier : avant d’archiver définitivement un dossier, il est important que chaque agent producteur prenne le temps de réaliser ces quelques tâches qui feront gagner du temps à l’archiviste et de l’espace dans le local d’archives : éliminer les doubles, imprimés vierges et brouillons, reclasser chronologiquement le dossier et ses sous-dossiers, vérifier que le titre et les dates soient correctement indiqués sur les chemises.
- Mettre en boîte : utiliser des boîtes d’archives de 10 cm de largeur. Si le dossier est très fourni, constituer plusieurs boîtes en utilisant des sous-titres.
- S’occuper de ses archives régulièrement : ne pas attendre une période creuse pour se lancer dans l’archivage… cela n’arrive jamais… ou alors vous prendrez cela comme une punition et ne le ferez pas…
© Archives départementales du Doubs
Lorsque l’archivage est laissé à « l’état de friche », il convient de rattraper le retard selon ces étapes :
- effectuer tout d’abord un état des lieux afin de localiser toutes les archives ;
- donner de l’espace pour la suite du tri ;
- jeter la documentation, les piles d’exemplaires non distribués ou de formulaires vierges ;
- procéder ensuite à la description (analyse) des dossiers en renseignant leur intitulé et les typologies des documents.
Enfin après obtention du visa d’élimination :
- éliminer les documents pouvant être détruits ;
- remettre les archives définitives (« historiques »), accompagnées d’un bordereau de versement, aux archives départementales ;
- pré-archiver les documents dont la durée d’utilisation administrative n’est pas échue.
Les documents d’archives ont trois phases de vie dont la durée varie selon leur nature. À chaque étape correspond un lieu de conservation.
Le stockage des archives intermédiaires dans un local dédié présente de nombreux avantages :
- désengorger les bureaux,
- garantir l’identification des dossiers et leur conservation durant leur durée d’utilité administrative,
- permettre de sélectionner, « de repérer » les archives définitives au moment de la préparation des versements.
Pour cela, les agents doivent régulièrement transférer leurs dossiers dans le local de pré-archivage, en indiquant à leur correspondant archives :
- le nombre de boîtes déposées ;
- leur localisation ;
- le contenu des boîtes ;
- les dates extrêmes des documents qu’elles contiennent ainsi que l’année de fin de DUA.
Le correspondant archives enregistre ces informations sur un tableau qu’il met à jour à chaque entrée ou sortie de boîtes. C’est donc lui qui contrôle l’accès et la sécurité des locaux de pré-archivage.
Les 3 âges des archives
