Les acteurs de l'archivage

La bonne gestion des archives est un atout incontournable de la modernisation de l’administration, en sécurisant l’action publique, en améliorant son efficacité, en garantissant une information de qualité, sur la longue durée, et en garantissant ainsi les droits des citoyens.

Code du Patrimoine art L.212-4, II - La conservation des documents d'archives publiques procédant de l'activité des personnes visées à l'article L. 211-4 qui n'ont pas encore fait l'objet de la sélection prévue aux articles L. 212-2 et L. 212-3 est assurée par ces personnes sous le contrôle scientifique et technique de l'administration des archives.

Pour faire simple ! Sous le contrôle scientifique et technique de l’État exercé par les archives départementales, les services producteurs sont responsables de la bonne gestion et de la conservation de l'ensemble des documents et données qu'ils ont produits ou reçus dans l'exercice de leurs missions, durant toute la durée d'utilité administrative (DUA) de ces archives, courantes ou intermédiaires :

  • les archives courantes sont les dossiers qui servent à la gestion quotidienne des affaires ;
  • Les archives intermédiaires sont les dossiers qui ne sont plus d’usage courant mais néanmoins conservés pour des besoins de gestion ou des impératifs juridiques (DUA non échue).

Au-delà de cette DUA, les archives publiques qui présentent un intérêt historique ou une valeur probante et juridique à long terme, dites "définitives", doivent être versées aux archives départementales.
Les autres dossiers et documents peuvent être détruits, mais uniquement avec l’autorisation préalable du directeur des archives départementales. 

Relais essentiel entre les services et les archivistes, le correspondant archives est un agent sensibilisé et formé par les archivistes. Il est identifié par sa hiérarchie et ses collègues comme personne ressource sur les principales questions relatives aux archives.
Il gère aussi le local de pré-archivage et centralise les demandes de visa d’élimination et de versement. Il aide et conseille ses collègues mais ne fait pas le travail à leur place.

Circulaire du 2 novembre 2001  relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l'État et à la nomination et au rôle des correspondants archives.

Les archivistes du Département ont un rôle de conseil. Ils interviennent dans les administrations, les services publics, les juridictions, ou toutes structures assurant des missions de service public, de leur propre initiative ou à la demande des producteurs, pour les former à la bonne gestion de leurs archives.

Le directeur des archives départementales exerce au nom de L'État, un contrôle scientifique et technique sur les archives publiques, il vise notamment les demandes d'éliminations d’archives qu’il accorde ou refuse lorsque les critères de tri ne sont pas respectés.

Pourquoi les archives sont-elles un atout pour la modernisation de votre administration ?

  • Elle lui permet de garder une trace fiable et opposable de ses engagements et décisions, de ses droits et de ceux des usagers,
  • elle garantit les droits des citoyens,
  • elle sécurise l’action publique,
  • elle améliore son efficacité et diminue ses coûts,
  • elle inscrit son action dans la durée,
  • elle garantit une information de qualité.

Ainsi les archives sont un vecteur de transparence au service d’une société de confiance, et une aide à la décision.