Les archives électroniques

Les archives électroniques (ou numériques) sont les fichiers bureautiques, les bases de données, les données issues des applications métier, celles échangées par téléprocédures et autres dispositifs de l’administration électronique, que ces flux et documents soient conservés ou pas dans un système de GED (gestion électronique de documents), les images ou autres photos numériques, et même  les sites Internet, sans oublier les contenus des messageries électroniques, courriels avec leurs pièces jointes aux formats multiples…

Depuis 2000, l’écrit sous forme électronique a la même valeur probante que l’écrit sur support papier s’il est conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité (article 1316-1 du Code civil). La conservation et la destruction des archives électroniques obéissent donc aux mêmes règles et aux mêmes principes que ceux qui régissent les archives papier. 

Nature fragile des supports

• support et contenu dissociables,
• rythmes différents d’évolution et d’obsolescence technologique des systèmes logiciels, des matériels, des infrastructures d’exploitation, des périphériques…

Caractéristiques techniques de l’information numérique

• copies faciles
• versions définitives difficiles à repérer
• multiplicité des formats
• croissance exponentielle, mal maîtrisée

Multiplication des risques matériels

• de perte, d’altération, de destruction
• en matière de sécurité : accès non autorisés, usurpations d’identité, virus informatiques

D’où des risques induits pour l’institution ou l’organisme

• juridiques
• administratifs, fonctionnels
• stratégiques
• patrimoniaux

Un système d’archivage électronique (SAE) vise à assurer la conservation à long terme des documents et données électroniques définitifs, dans leur forme finale, « figée », en offrant toutes les conditions de sécurité techniques et fonctionnelles nécessaires à garantir dans le temps leur pérennité, leur intégrité, leur authenticité, leur fiabilité, comme leur traçabilité, leur accessibilité ou leur lisibilité. Il relève du domaine de compétence des archives départementales.

Il est distinct d’un système de gestion électronique de documents (GED), qui a pour fonction, lui, de gérer,  par des moyens informatiques, le cycle de vie complet d'un document électronique, allant de sa création à sa destruction, en passant par sa modification, sa publication, sa diffusion, etc., de manière à optimiser l'accès à ce document, à l'information qu'il contient et à l'information qui le concerne. Une GED traite des documents courants ou intermédiaires, et peut être un relais efficace entre la production des archives et leur versement dans un SAE.

L’archivage électronique ne se confond pas non plus avec une sauvegarde (opération technique destinée à assurer la continuité de l’exploitation d’un système informatique en cas d’incident) ni avec du stockage (dépôt de données sur un support informatique).

Les documents et données électroniques ne pourront être facilement versés ou éliminés que si certaines règles sont établies préalablement à leur production :

1. rationaliser ses pratiques de gestion des documents numériques : adoption de plans de classement, de règles de nommage ;
2. se poser la question de la valeur juridique des documents numériques que l’on produit, qui peut être très importante (courriels, documents échangés dans le cadre de téléprocédures, etc.), comme de la pertinence du choix de leur format de conservation pérenne (matérialisation par l’impression ou conservation sous forme numérique ;
3. s’assurer, lors de la mise en place d’un projet de dématérialisation de la production papier, que les documents numérisés garderont leur pleine valeur juridique ;
4. prendre en compte, lors de la mise en place d’un projet de dématérialisation d’une procédure, des questions de tri, d’élimination ou de conservation à terme des données ;
5. et travailler avec les archives départementales en amont de la mise en place de tels projets !

Le respect de ces règles permet de réduire le volume des données conservées et d’écarter les risques de perte précoce d’informations, comme de limiter les coûts d’exploitation en anticipant la mise en œuvre des procédures d’archivage sur ces données, et l’interopérabilité avec le système d’archivage électronique de la collectivité.