La communication
La consultation d’un dossier produit par votre service mais déjà aux archives départementales peut s’avérer nécessaire.
Vous pouvez les consulter soit en venant aux archives départementales, soit en les « empruntant » » c'est-à-dire en demandant leur retour temporaire dans vos locaux.
Comment procéder ?
- Relevez la cote du dossier sur le bordereau de versement que vous avez dû conserver.
- Une fois muni de la référence, effectuez votre demande par courriel à l’adresse archives.contemporaines@vaucluse.fr ou par téléphone au 04 90 86 16 18.
- Les modalités d’emprunt et de restitution sont définies par l’équipe des archives contemporaines lors de ce premier contact.
Veillez à ne jamais soustraire ou ajouter de documents ou d’annotations au dossier emprunté sous peine de modifier les données du bordereau de versement, au risque de modifier sa date de communicabilité ou de toucher à son intégrité et sa fiabilité.
Pour les citoyens, consulter un document administratif, en obtenir une copie, est le moyen de poursuivre la réalisation de certains droits. Pour l’administration, c’est un élément essentiel pour assurer la transparence administrative.
Le cadre législatif et réglementaire
Tous les documents administratifs, quels que soient leur lieu de conservation et leurs dates, sont par principe communicables à toute personne qui en fait la demande, à l’exception des informations qu’il est nécessaire de protéger pendant un certain temps (délais fixés par le Code du patrimoine) avant de permettre leur libre communication.
En particulier l’accès aux données personnelles est encadré de façon très spécifique par le règlement général sur la protection des données et la loi Informatique et Libertés.
Les modalités de consultation dans les services
Les services producteurs ont donc l’obligation de communiquer à tout demandeur les dossiers ou documents qu’ils ont produits et détiennent dans leurs locaux, sauf s’ils sont inachevés, préparatoires à une décision tant que celle-ci n’est pas prise, ou déjà publiée, ou contenant des informations protégées par la loi.
Les services producteurs peuvent prendre conseil auprès de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) par le biais de la personne référente désignée au sein de leur administration, ou consulter les outils mis à disposition sur le site de la Commission.
La consultation s’effectue selon les modalités prévues par le Code des relations entre le public et l'administration, c'est-à-dire, au choix du demandeur, et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, mais sans nuire à la préservation ou la conservation du document,
- par la consultation gratuite sur place, sous surveillance constante d’un agent de l’administration,
- par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur,
- par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique,
- ou par publication des informations en ligne.
Tout refus opposé à une demande de communication de document administratif doit être motivé, et peut faire l’objet d’un recours auprès de la CADA.
La consultation par dérogation
Les documents non encore librement communicables au regard du Code du patrimoine, encore conservés par les services ou déjà versés aux archives départementales, peuvent être communiqués par dérogation avant l’expiration des délais fixés par la loi.
La procédure est instruite par les archives départementales, qui consultent le service producteur, et transmettent le dossier au Service interministériel des Archives de France, décisionnaire, tenu toutefois de suivre l’avis du producteur s’il est négatif (vers la demande de dérogation).
Tout refus opposé à une demande de communication par dérogation doit être motivé, et peut faire l’objet d’un recours auprès de la CADA.