Mise en route de Memento
© Arch. dép. Vaucluse
L’installation dans les bureaux
Dès lundi, les cartons contenants les dossiers de travail du personnel ont commencé à arriver dans les locaux, suivis de près par le matériel informatique et l’équipement de la salle de numérisation. Depuis le quai de déchargement de Memento, l’équipe des déménageurs assure un travail colossal pour acheminer les cartons à la bonne adresse dans un bâtiment de 11 600 m2 qui compte 4 niveaux.
Une fois la réception faite, les archivistes ainsi que le personnel du Service valorisation patrimoniale et culturelle et celui du Service départemental de l’archéologie arrivé peu après, ont pris possession des lieux : branchement des ordinateurs -avec si nécessaire l’appui de la Direction des systèmes d’information- ; dossiers dans les armoires et sur les étagères ; quelques décorations sont même venues agrémentées les bureaux dans le respect bien sûr de ces nouveaux espaces de travail immaculés. La mission technique, déjà présente à Memento depuis plusieurs mois, a également prêté main-forte aux nouveaux arrivants, parfois perdus dans ce nouveau lieu aux dimensions hors normes.
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Les premières rotations de camions pour le transfert des documents
Comme évoqué dans le paragraphe sur la stratégie adoptée par le service, des priorités ont été définies afin que les fonds les plus consultés soient disponibles dès l’ouverture au public du nouveau bâtiment. Ce sont donc les archives utiles à la recherche foncière (hypothèques, cadastre, enregistrement) qui sont les premières à être déménagées.
Viendront ensuite :
- les archives contemporaines de 1940 à nos jours ;
- une partie des notaires (seuls les étages 10 et 11 de la tour de Trouillas ont déjà été transférés) ;
- une attention particulière sera portée à la bibliothèque qui sera déménagée en plusieurs étapes à partir du mois d’octobre.
- une partie du 3 Per et du 8 Per ;
- la fin des notaires ;
- les séries modernes de 1790 à 1940 ;
- les séries anciennes du IXe siècle à 1790 ;
- les archives communales et hospitalières déposées ;
- Les archives privées et les documents figurés (cartes, plans, cartes postales, etc.) ;
- les périodiques.
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Le rangement en magasin
Une fois les documents acheminés par les déménageurs dans une salle préalablement définie, une autre équipe d’Avizo se charge de dépoussiérer les pochettes registres, de les placer sur les tablettes et de récoler dans la foulée les documents en magasin. Ces opérations s’exercent sous le contrôle attentif d’un agent des archives.
Ce modus operandi est bien rodé mais il existe une catégorie de documents pour laquelle les archivistes interviennent directement. Ils prennent en effet en charge le délicat placement des plans du cadastre. Après livraison des documents en magasin dans des armoires mobiles adaptées à leur typologie particulière, les plans sont ensuite extraits de leur boîte, dépoussiérés et placés à l’unité dans les tiroirs des meubles à plans.
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La numérisation reprend du service
Si les documents arrivent très progressivement à Memento, certains à peine arrivés dans leur nouvel environnement, sont illico expédiés en salle de numérisation. L’agent, très à l’aise devant son scanner A0, est en train de traiter les plans du cadastre révisé (1931-1974) cotés 1498 W.
Ces plans viennent compléter l’inventaire actuellement en ligne des plans cadastraux napoléoniens. Les articles de la sous-série 1498 W correspondent aux communes du ressort d'Orange (Nord Vaucluse). La mise en ligne de ces plans sera précédée par celle des derniers plans numérisés au palais des Papes : les plans révisés du bureau d’Avignon (2136 W). Tous ces documents seront prochainement disponibles via l’instrument de recherche de la documentation cadastrale.
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Et si on faisait un petit détour par la toute nouvelle et gigantesque salle de lecture
La salle de lecture, au cœur du métier des archivistes, se pare des équipements nécessaires à son fonctionnement. Les ordinateurs ont été installés, les numériseurs en libre-service mis en place et les instruments de recherche vont progressivement orner les étagères.
Il faudra néanmoins encore un peu patienter avant son ouverture au public car le déménagement commence à peine.
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