Le versement des minutes et répertoires
En Vaucluse, les premiers dépôts – autorisés par la loi du 14 mars 1928- avaient été effectués dès 1883 précédant largement la loi. Les huit études d’Avignon, deux études de l’Isle-sur-Sorgue, deux études d’Orange, l’étude de Pernes, une étude de Pertuis, l’étude de Robion, l’étude de Venasque, avaient déposé leurs registres avant 1928.
D’importants nouveaux dépôts furent réalisés dans les années 1930, complétés depuis la dernière guerre de sorte qu’au milieu des années 1980, seules les études de Lauris, Lourmarin, Mondragon, Roussillon et Sainte-Cécile-les-Vignes n’étaient pas encore aux archives de Vaucluse, sans compter les nombreux registres conservés dans différents dépôts d’archives et bibliothèques.
Depuis la loi du 3 janvier 1979, le principe du versement dans les services d'archives des minutes et répertoires librement communicables est la règle.
Cependant, les délais de versement ont été largement retardés dans le cas d’un grand nombre d’études notariales. Cette situation tient à des raisons essentiellement liées aux limites des espaces de conservation dans les dépôts d’archives départementales et à l’afflux massif des versements des services administratifs dans un contexte de réforme de l'administration, mais aussi à la pratique des notaires parfois peu enclins à se séparer de leurs minutes. Pour résorber ce retard, le service des archives départementales travaille à l’élaboration d’un programme des versements des fonds anciens encore conservés en études. Cette programmation doit prendre en compte les contraintes spatiales déjà citées et la préparation du déménagement des 5500 ml d’archives vers le nouveau bâtiment des archives prévu dans un délai de 5 années.
Le service des archives départementales assure au quotidien la continuité de ses missions auprès des notaires et instruit toute demande de versement dans les conditions actuelles de traitement et de conservation des fonds.
Tout versement d’archives aux archives départementales est précédé d’un entretien sur place, téléphonique ou par messagerie, destiné à évaluer le nombre, le volume et l’état sanitaire des documents. En conformité avec la circulaire du ministère de la Culture et de la Communication du 5 août 2015 qui définit des préconisations pour la prise en compte du risque d’exposition à l’amiante dans les services d’archives, à l’occasion des opérations de versement, les notaires doivent faire établir un dossier technique amiante (DTA) accompagné d’une fiche récapitulative, obligatoires pour tout bâtiment dont le permis de construire est antérieur au 1er juillet 1997.
Le versement induit un transfert de responsabilité juridique, de l’officier ministériel au directeur des archives départementales par délégation du président du Conseil départemental. Il est concrétisé par la signature d'un bordereau de versement, qui sert en même temps d'instrument de recherche provisoire : il est donc important d'y inscrire les références de chaque article (ou registre), son contenu (nom du notaire, type d'actes) et les dates des documents qui le composent (dates extrêmes).