L’externalisation des archives courantes et intermédiaires
L’externalisation de la conservation des archives publiques courantes et intermédiaires, sur support papier ou support numérique, est autorisée (livre II du Code du patrimoine, articles L 212-4 et R 212-19 à 31), à la condition que le « tiers archiveur » soit titulaire d’un agrément en cours de validité.
En revanche, ce recours à un prestataire extérieur n’est pas autorisé pour les archives « définitives » dont la conservation doit être assurée dans un service public d’archives : seule une prestation d’hébergement est possible, notamment en matière d’archivage électronique, si la responsabilité et les opérations liées aux documents et données restent entièrement du ressort du service d’archives.
Depuis le 1er octobre 2012, les entreprises privées d’archivage proposant la conservation intermédiaire d’archives publiques devaient être agréées par arrêté ministériel, sur instruction du Service interministériel des Archives de France, cette décision faisant l’objet d’une publication au Journal officiel. L’agrément, valable trois ans pour le numérique et cinq ans pour le papier, devait faire l’objet d’une demande de renouvellement.
À compter du 1er janvier 2021, le processus d’agrément, simplifié, est déconcentré au niveau du directeur des archives départementales, pour le préfet, et ne nécessite plus de renouvellement tant que les conditions d’exercice de la prestation ne révèlent aucune non-conformité.
La liste des prestataires agréés est consultable sur le portail national des Archives de France.
Le recours à l'externalisation des archives publiques « papier » comme « numériques » est une solution pour accéder rapidement à une conservation de qualité sans avoir à construire un bâtiment ou un centre de données, s’il est pertinent pour une institution d’externaliser des archives avant la phase de destruction contrôlée ou de versement à un service d’archives.
Les services producteurs n’ont désormais plus l’obligation de transmettre avant signature leurs projets de contrat d’externalisation aux archives départementales pour visa. Toutefois, l’accompagnement des archivistes reste indispensable, en particulier sur les termes des contrats ou sur la pertinence d’archiver à tel ou tel endroit, notamment en interne ou de façon externalisée, en France ou à l’étranger, en fonction de l’importance et de la sensibilité des archives. De même, la légitimité du contrôle scientifique et technique exercé par le directeur des archives départementales demeure entière, et peut se traduire par des contrôles sur place des documents déjà confiés à un tiers archiveur ou en voie de l’être.